Vermoeden van fraude #3

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 06:22 schreef allegoedenickszijnop het volgende:

[..]
Als klanten niet om geld terug vragen, dan zijn ze redelijk kippig. Maar dat is peanuts vergeleken met wat hier gebeurt lijkt te zijn.

Vaak wordt eens per jaar gedaan, maar ben je nog steeds afhankelijk van het personeel die dit doet... Het is echt geen uitzondering hoor

quote:

Op maandag 16 januari 2023 21:52 schreef allegoedenickszijnop het volgende:

[..]
Als je er wat meer over kwijt kunt, ben ik wel benieuwd. Het komt er dus op neer dat hij de liquide middelen (kas, bank) heeft afgeroomd als ik het goed begrijp. Als dit over een lange periode is gebeurt, dan is het echt bizar, dat het nooit is opgevallen. Hoe veel omzet heeft deze club, want controle plechtig kunnen ze niet zijn. Moet toch ook een jaarverslag zijn gedeponeerd bij KvK?

Zelfs met controleplicht kan dit gewoon gebeuren. Een accountant kan meestal niet goed boekhouden

En als er facturen tegenoverstaan zoals in deze casus kan het lang duren voordat het gaat opvallen

quote:

Op maandag 16 januari 2023 22:03 schreef Queller het volgende:

[..]
Hmmmm.... Ik ben zo ijdel te denken dat het mij al opvalt als willekeurig welke collega een kwartje laat verdwijnen, maar ik snap wat je bedoelt. Als je je administratie en controle daarop niet strak hebt staan, dan valt het niet zo op als er kleine bedragen verdwijnen.
[..]
Dat doe ik. En daarom zeg ik ook dat ik heel hard doe aan voordeel van de twijfel.
[..]
Ik snap het nog steeds niet, maar dat komt wellicht nog wel

Het valt en staat met een goede geld-goederen-rondrekening. Maar als die door de boekhouder gemaakt moet worden en deze zowel de goederen als de factuurkant kan beinvloeden... Enige wat dan nog een trigger kan zijn is de stijgende kostprijs van goederen of de oplopende voorraadposities.

quote:

Op maandag 16 januari 2023 22:18 schreef allegoedenickszijnop het volgende:

[..]
Hangt van de rechtsvorm af, niet van de grootte van de organisatie.
Als het bijv een BV is, moeten ze deponeren

De grootte is wel degelijk van belang voor (en of) er een accountantsproduct moet worden gedeponeerd

quote:

Op maandag 16 januari 2023 23:13 schreef Pendule het volgende:

[..]
Het is geen BV, VOF, NV of hoe dat verder allemaal heet.

Dat kan niet, het moet een rechtsvorm hebben.

quote:

Op maandag 16 januari 2023 22:03 schreef Queller het volgende:

[..]
Hmmmm.... Ik ben zo ijdel te denken dat het mij al opvalt als willekeurig welke collega een kwartje laat verdwijnen, maar ik snap wat je bedoelt.

Ook als er voor dat kwartje gewoon een factuur in de boeken zit?

quote:

Op maandag 16 januari 2023 23:13 schreef Pendule het volgende:

[..]
Het is geen BV, VOF, NV of hoe dat verder allemaal heet.

Wat is het dan wel?

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 07:37 schreef sanger het volgende:

[..]
Zelfs met controleplicht kan dit gewoon gebeuren. Een accountant kan meestal niet goed boekhouden

En als er facturen tegenoverstaan zoals in deze casus kan het lang duren voordat het gaat opvallen

Sterker nog de eerste accountant die daadwerkelijk echt kan boekhouden moet ik nog tegenkomen (sorry RA's).
Alleen is er wel de kans dat onjuiste facturen naar boven komen tijdens een externe or interne controle. Intern tota niet aan de orde blijkbaar, dus vandaar de vraag.
Het hele verhaal leest een beetje a la gelegenheid maakt de dief.

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 06:22 schreef allegoedenickszijnop het volgende:

[..]
Als klanten niet om geld terug vragen, dan zijn ze redelijk kippig. Maar dat is peanuts vergeleken met wat hier gebeurt lijkt te zijn.

Als er een creditnota wordt aangemaakt op een factuur voor jou en jij hebt daar niet om gevraagd en ontvangt die creditnota niet dan verwacht je ook geen geld.
Jij bent dan gewoon een tevreden klant die zijn factuur heeft voldaan, die creditnota aan jou wordt wel administratief aangemaakt maar nooit verzonden. Hij wordt wel betaald, aan dat gewijzigde rekeninnummer.

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 08:21 schreef allegoedenickszijnop het volgende:

[..]
Sterker nog de eerste accountant die daadwerkelijk echt kan boekhouden moet ik nog tegenkomen (sorry RA's).
Alleen is er wel de kans dat onjuiste facturen naar boven komen tijdens een externe or interne controle. Intern tota niet aan de orde blijkbaar, dus vandaar de vraag.
Het hele verhaal leest een beetje a la gelegenheid maakt de dief.

Dat hangt ook echt af van wat ze doen in hun dagelijks werk. Ik ken er een aantal waarvan ik me afvraag hoe ze kunnen controleren omdat ze nog geen voorafgaande journaalpost kunnen verzinnen om iets te corrigeren maar ik ken er ook zat die gewoon kunnen boekhouden hoor.

Rechtsvorm: eenmanszaak?

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 08:18 schreef Leandra het volgende:

[..]
Wat is het dan wel?

Commanditaire vennootschap, maatschap of eenmanszaak

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 08:21 schreef allegoedenickszijnop het volgende:

[..]
Sterker nog de eerste accountant die daadwerkelijk echt kan boekhouden moet ik nog tegenkomen (sorry RA's).
Alleen is er wel de kans dat onjuiste facturen naar boven komen tijdens een externe or interne controle. Intern tota niet aan de orde blijkbaar, dus vandaar de vraag.
Het hele verhaal leest een beetje a la gelegenheid maakt de dief.

Zelfs die kans is klein, want er is een factuur.

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 10:17 schreef sanger het volgende:

[..]
Zelfs die kans is klein, want er is een factuur.

Eens, ellende van een administratie die alleen op papier bestaat en waarin blijkbaar maar een persoon daadwerkelijk iets in doet.

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 08:48 schreef Dusthor92 het volgende:

[..]
Commanditaire vennootschap, maatschap of eenmanszaak

Of je laat TS gewoon antwoorden, ik vraag wat het wel is, dan zit ik niet te wachten op het volgende rijtje mogelijkheden maar gewoon op het antwoord op mijn vraag.

Hier nog een financial controller die wel interesse heeft in de exacte uitleg

quote:

Op maandag 16 januari 2023 22:03 schreef Queller het volgende:
Hmmmm.... Ik ben zo ijdel te denken dat het mij al opvalt als willekeurig welke collega een kwartje laat verdwijnen, maar ik snap wat je bedoelt. Als je je administratie en controle daarop niet strak hebt staan, dan valt het niet zo op als er kleine bedragen verdwijnen.

Ik denk dat iets laten verdwijnen snel op zou vallen over het algemeen, maar kleine verschillen worden over het algemeen makkelijk weggeboekt zonder te checken waarom er verschillen zijn hoor.
En hoe groter het bedrijf, hoe groter de verschillen is mijn ervaring. Ik heb gewerkt bij bedrijven met een miljardenomzet, daar werd in de rapportage afgerond op duizendtallen, dus alles in de bandbreedte 15.6k - 16.4k werd als 16k gerapporteerd. Dan gaat er echt niemand een verschil van 500 euro checken.

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 11:31 schreef Irritatie100 het volgende:
Hier nog een financial controller die wel interesse heeft in de exacte uitleg
[..]
Ik denk dat iets laten verdwijnen snel op zou vallen over het algemeen, maar kleine verschillen worden over het algemeen makkelijk weggeboekt zonder te checken waarom er verschillen zijn hoor.
En hoe groter het bedrijf, hoe groter de verschillen is mijn ervaring. Ik heb gewerkt bij bedrijven met een miljardenomzet, daar werd in de rapportage afgerond op duizendtallen, dus alles in de bandbreedte 15.6k - 16.4k werd als 16k gerapporteerd. Dan gaat er echt niemand een verschil van 500 euro checken.

Er is zelfs een verhaal dat iemand 100miljoen heeft laten verdwijnen zonder dat iemand er achter kwam (anders dan dat hij boven zijn stand ging leven).

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 08:12 schreef daNpy het volgende:
Ook als er voor dat kwartje gewoon een factuur in de boeken zit?

Het slaat nergens op, maar waarschijnlijk wel. Die factuur heeft dan namelijk langs mij moeten komen, dus ik zou 'm hebben gezien.

Ik maak me geen illusies hoor; ook bij ons gaat er ongetwijfeld wel eens iets mis. Maar we hebben het risico van opzet tot een absoluut minimum beperkt. Door schade en schande wijs geworden.

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 11:31 schreef Irritatie100 het volgende:
Hier nog een financial controller die wel interesse heeft in de exacte uitleg
[..]
Ik denk dat iets laten verdwijnen snel op zou vallen over het algemeen, maar kleine verschillen worden over het algemeen makkelijk weggeboekt zonder te checken waarom er verschillen zijn hoor.
En hoe groter het bedrijf, hoe groter de verschillen is mijn ervaring. Ik heb gewerkt bij bedrijven met een miljardenomzet, daar werd in de rapportage afgerond op duizendtallen, dus alles in de bandbreedte 15.6k - 16.4k werd als 16k gerapporteerd. Dan gaat er echt niemand een verschil van 500 euro checken.

Veel zit in aantallen en de omvang van de geldstromen. Bij ons zou ¤ 500 echt wel opvallen. Het eerder genoemde kwartje wellicht ook, maar misschien zouden we niet de moeite nemen uit te zoeken waar het vandaan komt.

En de eigenaar is nog ok en zit samen met de boekhouder nog een boterham met kaas te lunchen?

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 13:12 schreef Queller het volgende:

[..]
Het slaat nergens op, maar waarschijnlijk wel. Die factuur heeft dan namelijk langs mij moeten komen, dus ik zou 'm hebben gezien.

Ik maak me geen illusies hoor; ook bij ons gaat er ongetwijfeld wel eens iets mis. Maar we hebben het risico van opzet tot een absoluut minimum beperkt. Door schade en schande wijs geworden.
[..]
Veel zit in aantallen en de omvang van de geldstromen. Bij ons zou ¤ 500 echt wel opvallen. Het eerder genoemde kwartje wellicht ook, maar misschien zouden we niet de moeite nemen uit te zoeken waar het vandaan komt.

Dat is het natuurlijk ja. Het zal best opvallen, maar het zal niet uitgezocht worden en overgeboekt worden naar een rekening Betalingsverschillen of iets in die trant. Belangrijker is dat onze (en te lezen ook jullie) processen gewoon allemaal op orde zijn en het vierogenprincipe altijd wordt toegepast, waardoor de kans dat zo'n verschil door fraude/nalatigheid of iets in die trant gewoon vrijwel 0 is.

Waar ik nu werk zijn de bedragen ook veel en veel kleiner overigens, daar zal 500 euro ook opvallen.

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 14:21 schreef Irritatie100 het volgende:

Dat is het natuurlijk ja. Het zal best opvallen, maar het zal niet uitgezocht worden en overgeboekt worden naar een rekening Betalingsverschillen of iets in die trant. Belangrijker is dat onze (en te lezen ook jullie) processen gewoon allemaal op orde zijn en het vierogenprincipe altijd wordt toegepast, waardoor de kans dat zo'n verschil door fraude/nalatigheid of iets in die trant gewoon vrijwel 0 is.

Waar ik nu werk zijn de bedragen ook veel en veel kleiner overigens, daar zal 500 euro ook opvallen.

Als je de boel goed op orde hebt, dan kan er bijna niets tussendoor glippen. Als de eigenaar niet degene is die de boel fles, that is.

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 13:12 schreef Queller het volgende:

[..]
Het slaat nergens op, maar waarschijnlijk wel. Die factuur heeft dan namelijk langs mij moeten komen, dus ik zou 'm hebben gezien.

Ik maak me geen illusies hoor; ook bij ons gaat er ongetwijfeld wel eens iets mis. Maar we hebben het risico van opzet tot een absoluut minimum beperkt. Door schade en schande wijs geworden.

Wat ik van het verhaal begrijp is dat er op de factuur ook gewoon een bedrijfsnaam staat. En dat die ook telkens wisselde, als ik het goed herinner. Oftewel, factuur = betaling, net als alle andere facturen.
Dan moet je wel echt heel, heel, heel goed op zitten letten als je dan opvalt dat dat toch naar 1 IBAN nummer gaat (of misschien ook wel meerdere. Meerdere rekeningen openen met gratis geld is het wel waard natuurlijk).

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 14:21 schreef Irritatie100 het volgende:

[..]
Dat is het natuurlijk ja. Het zal best opvallen, maar het zal niet uitgezocht worden en overgeboekt worden naar een rekening Betalingsverschillen of iets in die trant. Belangrijker is dat onze (en te lezen ook jullie) processen gewoon allemaal op orde zijn en het vierogenprincipe altijd wordt toegepast, waardoor de kans dat zo'n verschil door fraude/nalatigheid of iets in die trant gewoon vrijwel 0 is.

Waar ik nu werk zijn de bedragen ook veel en veel kleiner overigens, daar zal 500 euro ook opvallen.

Als de factuurbetaling naar de betalingsverschillen gaat heb je al twee posten met een verschil

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 14:50 schreef daNpy het volgende:

[..]
Wat ik van het verhaal begrijp is dat er op de factuur ook gewoon een bedrijfsnaam staat. En dat die ook telkens wisselde, als ik het goed herinner. Oftewel, factuur = betaling, net als alle andere facturen.
Dan moet je wel echt heel, heel, heel goed op zitten letten als je dan opvalt dat dat toch naar 1 IBAN nummer gaat (of misschien ook wel meerdere. Meerdere rekeningen openen met gratis geld is het wel waard natuurlijk).

Meerdere rekeningen openen is mogelijk wat lastig ivm KYC procedures bij banken. Daarnaast heb je gewoon knappe systemen die keurig een mailtje sturen naar de business owner als een rekeningnummer aangepast wordt. Of als er een nieuwe leverancier aangemaakt wordt. Als je dan de betalingen zo inricht dat het alleen via je systeem kan zit je goed.

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 15:32 schreef sanger het volgende:

[..]
Als de factuurbetaling naar de betalingsverschillen gaat heb je al twee posten met een verschil

Ik zal je wel verkeerd begrijpen, maar je boekt toch gewoon volgende journaalpost bij een overbetaling?

Crediteuren
Betalingsverschillen
AAN bank

Dan is de factuur netjes dicht en je banksaldo klopt, maar er is wel geld "verdwenen". Met een goed proces is de kans op fraude hiermee vrijwel 0, maar in mijn ervaring is zo'n post Betalingsverschillen/Andere kosten/hoe je het ook wilt noemen typisch zo'n post waar in de rapportage niet zo naar wordt gekeken omdat het wel geloofd wordt en de bedragen vaak relatief klein zijn. Theoretisch kan je dus best elke factuur een klein beetje overbetalen en het verschil afboeken naar betalingsverschillen, zeker in zo'n bedrijfje waar TS werkt zonder processen.

Bij ons zijn de verschillen eigenlijk altijd andersom, klanten die teveel betalingskorting inhouden of op een te late datum ofzo. 9 van de 10 keer gaat dat om bedragen die zo klein zijn dat er achteraan gaan om ze alsnog te innen teveel tijd en werk met zich meebrengt, dus wordt er gewoon het volgende geboekt:

Bank
Verleende betalingskorting
AAN debiteuren

Geen haan die naar die paar euro extra kosten voor verleende betalingskorting kraait hoor. Er wordt wel elke maand een check gedaan op de banksaldi en openstaande debiteurenlijst, maar met deze boekingen klopt dat allemaal netjes.

quote:

Op dinsdag 17 januari 2023 15:33 schreef sanger het volgende:

[..]
Meerdere rekeningen openen is mogelijk wat lastig ivm KYC procedures bij banken. Daarnaast heb je gewoon knappe systemen die keurig een mailtje sturen naar de business owner als een rekeningnummer aangepast wordt. Of als er een nieuwe leverancier aangemaakt wordt. Als je dan de betalingen zo inricht dat het alleen via je systeem kan zit je goed.

Waarom zou je als particulier niet meerdere rekeningen kunnen openen? Dat gebeurt niet op naam van een niet-bestaand bedrijf ofzo.

En gezien de hele historie zit er dus geen controle op het oude systeem bij TS, anders bestond dit topic niet