Gemeente de mist in met nieuw betalingssysteem: achterstand

Bekijk deze YouTube-video

Inlopen betalingsachterstand van facturen hapert, wethouder noemt situatie zorgelijk

Gemeente Amsterdam heeft te maken met een behoorlijke achterstallige betaling van facturen. Er zijn nog tienduizenden facturen niet uitbetaald en daarom heeft Van Buren 700.000 euro opzijgezet om de te laat betaalde facturen van zzp'ers en andere opdrachtnemers zo snel mogelijk te betalen.

De facturen zijn goed voor zo'n 200 miljoen euro. De achterstanden komen door technische problemen bij het overgaan op een nieuw factureringssysteem, AFIS.

"Zorgelijker dan vorige week"

quote:

Maar het aannemen van extra mensen en het inzetten van extra geld om die achterstanden weg te werken, lijkt nog niet zijn vruchten af te werpen. Van Buren noemt het huidige beeld zelfs "zorgelijker dan vorige week". "Met het huidige tempo van factuurverwerking halen we het gemiddelde scenario niet."

Bij meer dan de helft van de facturen wordt gebruikgemaakt van een oude of ontbrekende inkooporder, zegt de wethouder. Dat betekent in de praktijk dat voor het afhandelen van deze facturen veel handmatige handelingen nodig zijn en dat leidt dan weer tot vertraging en betalingen buiten de betaaltermijn.

Nieuwe maatregelen

Van Buren zegt opnieuw versnellingsmaatregelen te nemen. Zo wordt extra capaciteit beschikbaar gesteld om al deze handmatige handelingen uit te voeren en worden robots gebruikt om het allemaal te kunnen automatiseren, waar mogelijk.

Ook worden afspraken gemaakt met grote leveranciers met veel facturen om te zien hoe voorschotten betaald kunnen worden en zegt Van Buren te werken aan het aanpakken van onderliggende oorzaken, zodat de problemen zich niet verder opstapelen.

Ondernemers die echt in de knel dreigen te komen als facturen niet betaald worden, kunnen eventueel spoedbetalingen krijgen.

https://www.at5.nl/artike(...)t-situatie-zorgelijk

700.000 euro extra kosten wethouder geen eens motie van treurnis mag gewoon blijven wanpresteren en de situatie wordt alleen maar erger

Wat een zooitje randdebielen daar

Kosten Amsterdams ’facturenfiasco’ ruim verdriedubbeld naar 2,5 miljoen euro

Stapel met te laat betaalde facuren slinkt wel

Het Amsterdamse stadsbestuur moet nog veel meer geld uittrekken om het ’facturenfiasco’ op te lossen. Aanvankelijk ging het om 700.000 euro, maar dat is opgelopen naar zo’n 2,5 miljoen euro.

Wethouder Hester van Buren zet ’alles op alles’ overleefde moties van wantrouwen, afkeuring en treurnis.

Door een opeenstapeling bij de invoering van een nieuw betalingssysteem, bleven de facturen van duizenden leveranciers veel te lang liggen. Begin februari ging het om ruim 30.000 ondernemers, die wachtten op zo’n 200 miljoen euro.

Sindsdien werkt de gemeente met ’man en macht’ aan een inhaalslag. Onder meer door extra personeel in te huren. Maar de eerste 50 fte blijkt niet genoeg, deze week is er nog eens 60 fte extra ingeschakeld. Dat heeft wel een prijskaartje. De kosten van de inhuur lopen op tot zo’n 2,5 miljoen euro.

’Alles op alles’
Het aantal te laat betaalde facturen dat nog op de plank ligt, is de afgelopen vier weken wel geslonken van ruim 25.000 naar nu 12.800 facturen. Voor ondernemers die in de knel terecht kwamen, bestaat een speciale spoedregeling.

Spoeddebat
Van Buren moest zich al in twee spoeddebatten verantwoorden voor de chaos. Raadsleden verweten haar dat ze niet in controle was, te laat geïnformeerd werd door ambtenaren en zodoende ook de gemeenteraad te laat informeerde. Moties van wantrouwen, afkeuring en zelfs treurnis haalden echter geen meerderheid.

Wel is de directeur Financiën van de gemeente van dit dossier gehaald, waarna die besloot om helemaal te stoppen in deze rol. Zij blijft wel voor de gemeente werken.

Het enige dat wethouder Van Buren nog in problemen zou kunnen brengen, is als er op 19 mei nog te laat betaalde facturen liggen. Eerder bracht zij die datum naar buiten als slechtste scenario. Donderdag is er opnieuw een spoeddebat. Dan zal blijken wat raadsleden vinden van het prijskaartje om die deadline te halen.

https://www.telegraaf.nl/(...)aar-2-5-miljoen-euro

OZB maar weer omhoog

Bekijk deze YouTube-video

Kijk vanaf 4:13

Het wordt 5 miljoen plus

Betalingsachterstand gemeente niet ingelopen door "nieuwe bulk aan facturen"

Door een hoge instroom van nieuwe facturen lukt het de gemeente afgelopen week niet om de betalingsachterstand in te lopen. "We zien geen krimp in betaalde facturen", zegt wethouder Van Buren in brief aan de raad.

Volgens de wethouder kwamen de afgelopen week veel meer facturen bij de gemeente binnen dan normaal gesproken. "Met bijna 9000 facturen lag deze ongeveer 2000 hoger dan gemiddeld de afgelopen weken." Door die hoge instroom ziet Van Buren "geen grote daling in de totale werkvoorraad". Met dat laatste doelt ze op nog niet betaalde facturen.

Problemen met facturen
In januari werd duidelijk dat de gemeente na de implementatie van een nieuw inkoop- en betalingssysteem, AFIS, flinke betaalachterstanden heeft opgelopen. Het bleek te gaan om tienduizenden facturen. Daarna heeft de verantwoordelijk wethouder Van Buren aangekondigd fors in te grijpen om de problemen op te lossen.

Bulk
Daarnaast kwamen begin vorige maand veel facturen binnen. "Deze grote bulk aan facturen vallen nu, 30 dagen na invoering, buiten de betaaltermijn en daardoor zien we geen krimp in de werkvoorraad buiten betaaltermijn."

Volgens de gemeente neemt het aantal langst openstaande facturen wel langzaam af. "Maar de oudste facturen zorgen ook voor het meeste werk".

Vorige week werd al duidelijk dat het effect van de extra aangenomen medewerkers om de hersteloperatie van het factuurprobleem op te lossen, nog niet te zien is in de cijfers. Wel zei Van Buren "op de goede weg te zijn om de betaalachterstanden in te lopen". "

We zetten alles op alles om die achterstanden zo snel mogelijk weg te werken. Ze denkt dat het effect van de extra capaciteit de komende weken wél in de cijfers terug te zien is.

https://www.at5.nl/artike(...)we-bulk-aan-facturen

Goh verrassend dit
Wim Beelen zei het al 5 miljoen plus
Van Buren natuurlijk gewoon laten zitten want verantwoorden is een keuze

Facturenfiasco gemeente houdt aan: aantal te laat betaalde rekeningen opnieuw nauwelijks afgenomen

Net als de afgelopen drie weken heeft de gemeente nog steeds 12.000 facturen op de plank liggen waarvan de betalingstermijn al overschreden is. Wethouder Hester van Buren (Financiën) spreekt van een 'vicieuze cirkel', ze hoopt dat een nieuwe aanpak gaat helpen.

Volgens Van Buren vragen de oudste facturen (er zijn nog steeds facturen van voor 2025) 'zoveel tijd, dat er onvoldoende capaciteit is om de nieuw binnengekomen facturen op tijd af te doen'. "Om die vicieuze cirkel te doorbreken, hebben we besloten de aanpak aan te passen. De capaciteit gaan we anders inzetten, namelijk primair gericht op het tijdig betalen van de facturen die nieuw binnenkomen."

"We denken dat dit de manier is om zo snel mogelijk tot een normale werkvoorraad en betaaltermijn te komen"

Hester van Buren - wethouder Financiën
De oudste facturen worden straks 'buiten het systeem' betaald. "We denken dat dit de manier is om zo snel mogelijk tot een normale werkvoorraad en betaaltermijn te komen. Dit vraagt een zorgvuldige uitwerking om fraude, rechtmatigheidsissues en dubbele betalingen te voorkomen. "

Het lijkt er daarmee op dat deze ondernemers voorlopig nog wel even moeten wachten. Van Buren zegt dat zij bericht krijgen over de mogelijkheid van een spoedbetaling, als ze tenminste in problemen dreigen te komen door de te late betaling. Eerder bleek dat zo'n spoedbetaling de gemeente telkens 250 euro extra kost. De gemeente keurde de afgelopen kleine twee maanden telkens wekelijks een paar honderd spoedbetalingen goed.

Meivakantie heeft invloed

Van Buren wijst er in haar brief van vandaag ook op dat 'het aantal productieve uren' in de meivakantie lager zal liggen door de vrije dagen en korte vakanties van ambtenaren. Volgens de wethouder hebben deze ambtenaren, die vaak in vaste dienst werken bij de crediteurenadministratie, al een tijd geen verlof kunnen opnemen. Ook moesten ze de afgelopen tijd ook in het weekend en de avond werken.

Het nieuw ingehuurde personeel werkt 'voor het grootste gedeelte' wel door in de vakantie.

De problemen rondom de achterstallige facturen bij de gemeente begonnen begin dit jaar tijdens het overgaan op een nieuw factureringssysteem, genaamd AFIS. Er vonden al vier debatten over de kwestie plaats. Tijdens een van die debatten kwam een groot deel van de oppositie met een motie van treurnis, maar coalitiepartijen zeiden juist het vertrouwen te hebben dat de wethouder de problemen oplost.

"Van 'mislukte implementatie' lijkt het erop dat we in een totaal fiasco, een complete mislukking, een ongekende flop terecht zijn gekomen"

Rogier Havelaar van het CDA, een van de partijen achter die motie, laat weten dat hij zich afvraagt of dit nog goed gaat komen. "We zien nog geen enkele versnelling terwijl deze wel was beloofd. Ik heb ook het idee dat nieuwe facturen veel minder makkelijk door het systeem floepen dan vooraf gedacht. Het college heeft nog de tijd tot 19 mei, maar van 'mislukte implementatie' lijkt het erop dat we in een totaal fiasco, een complete mislukking, een ongekende flop terecht zijn gekomen die de stad miljoenen kost."

https://www.at5.nl/artike(...)nauwelijks-afgenomen

Niks rancune gewoon een heel groot schandaal wat miljoenen kost zonder gevolgen voor de veroorzaker

Wethouder over facturenfiasco: 19 mei alle achterstanden weggewerkt blijft haalbaar

Ondanks dat de stapel van te laat betaalde facturen van de gemeente nauwelijks kleiner wordt, blíjft wethouder van financiën Van Buren erbij dat 19 mei als uiterste datum om de achterstand weg te werken haalbaar is. Dat zegt ze vandaag in een interview met AT5. Al sinds begin januari zijn er gróte problemen met het betalen van facturen door de invoering van een nieuw betalingssysteem. "Ik wil het heel erg zorgvuldig doen."

Er liggen nog steeds 12000 onbetaalde facturen, het gaat dan toch niet goed?

"Wij willen die vicieuze cirkel doorbreken. Nu hebben we gezien dat oude facturen heel lastig zijn om via het AFIS-systeem te betalen. Als je daarop blijft focussen door er heel veel mensen op te zetten, komt de normale factuurstroom ook weer buiten de betaaltermijn. Daarom kiezen we er nu voor om de meeste capaciteit in te zetten op de nieuwe facturenstroom en de oude facturen even te isoleren en daar kom ik met een plan voor, hoe we die gaan betalen."

Dan is de afdronk toch dat het nu niet goed gaat?

"Nee, want het nieuwe systeem van AFIS daar hebben we een aantal bugs uitgehaald, dus de nieuwe facturen gaan goed door het systeem, maar het is heel ingewikkeld om voor de oude facturen de technische problemen op te lossen."

We zijn twee maanden verder en het is nog steeds niet opgelost

"Nee, maar ik heb ook nooit gezegd dat het in twee maanden zou zijn opgelost. Ik wil ook benadrukken: de spoeddesk loopt goed. Voor ons is het allerbelangrijkste dat er geen ondernemer of leverancier in de problemen. Daarom hebben we voorschotten uitbetaald en onorthodoxe maatregelen genomen."

U heeft verschillende scenario’s geschetst. Laten we het slechtste scenario erbij pakken, 19 mei, gaan de stad dat halen?

"We hebben scenario's geschetst omdat je niet als een kip zonder kop aan de slag wil gaan. Het meest slechte scenario is 19 mei. Ik wil alles op alles zetten dat er voor 19 mei weer een normale facturenstroom bestaat binnen de gemeente."

Is dat een belofte?

"Ik ga niks beloven. We weten niet wat we steeds tegenkomen. Het enige wat ik kan zeggen is dat we er alles aan gaan doen om dit voor elkaar te krijgen en dat we alles op alles zette om te voorkomen dat ondernemers of leveranciers in de problemen komen, daarvoor hebben we de spoedregeling."

Is 19 mei nog haalbaar?

"Na het reces kom ik met een plan hoe we die oude facturen buiten het AFIS-systeem gaan betalen. Nu dit scenario - dat de facturenstroom weer op een normale manier werkt, is het haalbaar. We moeten het nog verder uitwerken hoe we dat buiten het betaalsysteem. Ik vind namelijk ook belangrijk dat we geen verkeerde betaling doen. We moeten fraude en dubbele betalingen voorkomen. Ik wil het heel erg zorgvuldig doen en niet van 'oh ik sta onder druk en we moeten het allemaal gaan betalen'. Het is belastinggeld, maatschappelijk geld. Niet ons eigen geld. We moeten er zorgvuldig mee omgaan."

Van Buren bij de presentatie van de begroting - Foto: AT5
U heeft al 2,8 miljoen uitgegeven om het op te lossen. Is dat budget voldoende?

"Dit is een kostenraming voor de extra inhuur van personeel. Ik kom daarop terug bij de voorjaarsnota eind mei."

U bent maandag en dinsdag op retraite geweest voor de voorjaarsnota. Heeft u tegen collegeleden gezegd: we hebben meer geld nodig.

"Nee, daar ga ik niks over zeggen. Er is wel een verwachting om het AFIS-systeem verder te perfectioneren."

Dat kost extra geld.

"Dat zal. Daar heb ik een kostenraming van gemaakt en daar kom ik mee naar buiten met de voorjaarsnota."

Dat is dus meer dan 2,8 miljoen?

"Daar kom ik mee naar buiten met de voorjaarsnota."

U zegt net dat het allemaal maatschappelijk geld is wat we uitgegeven en dat er geen fraude moet worden gepleegd. Die 2,8 miljoen euro is ook maatschappelijk geld.

"Daarom zeg ik ook: we moeten het oplossen binnen het programma bedrijfsvoering. Daar moeten ook andere maatregelen genomen worden. Ik kom er met de voorjaarsnota mee naar buiten. We hebben een begroting van acht miljard."

Hoe veel mensen werken er eigenlijk aan?

"Gemiddeld zo'n honderd."

Snapt u dat Amsterdammers dan niet begrijpen dat nog twee maanden later facturen openstaan.

"Ik begrijp dat Amsterdammers het niet begrijpen. Ik wil het best nog een keer uitleggen dat het facturen zijn die niet via de systemen moeten."

U kunt ook iedereen op de afdeling elke dag een stapeltje geven: handel ze af.

"Dat hebben we ook geprobeerd met de oude facturen. Dat moet via het systeem en heeft veel issues. Dat kost veel tijd en is niet efficiënt. Daarom kijken we naar betalingen buiten het betaalsysteem, dat gaat wel alleen om oude facturen. Gemiddeld hebben we maandelijks ook 30.000 facturen. Het is in de orde van grote. Dat is voor de gemiddelde Amsterdammer bijna niet te overzien."

Heeft u het idee dat u als wethouder politiek gezien nog stevig in het zadel zit?

"Zeker. Ik zie het probleem. Ik doe d’r wat aan en ik pak het op. Ik ben wat dat betreft in control."

Omdat coalitiepartij D66 al eerder had gezegd: de datum van 19 mei is onacceptabel.

"Volgens mij zegt D66 dat niet meer, omdat ze nu ook wel begrijpen dat het niet zoveel zin heeft om een datum of deadline neer te zetten. Het gaat erom dat we zo snel mogelijk die normale factuurstroom weer hebben en dat ondernemers niet in de problemen komen. Ik heb nog steeds niet een ondernemer kunnen vinden die echt in de problemen zit. Wel dat ze het vervelend vinden dat de factuur later komt, maar ze zeggen: ja jullie zijn ook goed voor je geld. We worden wel betaald en anders doen we een spoedbetaling."


Heb je een (anonieme) tip, ervaring of informatie die je graag zou willen delen? Klik hier om rechtstreeks contact op te nemen met journalist Nicolaï Brannan of mail naar nbrannan@AT5.nl.

19 mei haalbaar

Ook even de financiële zaken doorrekenen
100 man 2,5 maanden kost 2,8 miljoen
Dan kost een mannetje dus 11200 per maand
Om handmatig een factuur in te tikken