Ik ben dus op zoek naar alternatieven. Grofweg zijn er twee opties:
1. Verder in Excel, maar dan een nieuw document bouwen. Dat kan ik, maar als ik het stokje overdraag kan mijn opvolger tegen hetzelfde probleem aanlopen als ik nu.
2. Een online boekhoudpakket aanschaffen. En over die optie gaat dit topic.
Eigenlijk hebben we maar 2 belangrijke eisen:
- Goedkoop - want we zijn een vereniging
- We moeten met meer gebruikers kunnen werken. Daarmee bedoel ik: binnen de vereniging houden allerlei mensen een eigen kasboek bij voor een bepaald onderdeel. Die werken op voorschotbasis, houden netjes hun uitgaven en eventuele andere inkomsten bij en als hun pot leegraakt (binnen de vastgestelde begroting uiteraard) dan maak ik een nieuw voorschot naar ze over.
Die losse kasboeken zijn nu dus ook excelsheets, die gekopieerd worden naar het 'grote' bestand. Maar wil een boekhoudprogramma zin hebben, dan moeten die sub-penningmeesters dus hun eigen onderdeel kunnen verwerken. Als ik alsnog alles vanuit losse exceldocumentjes moet gaan overzetten, dan ga ik liever helemaal zelf aan de knutsel.
Iemand hier ervaring mee, en iemand een idee?
Dit wel met ingang van het nieuwe boekjaar overgezet. Of er meerdere kasboeken in kunnen weet ik niet. Maar meerdere gebruikers wel. Met beperkte boekhoudkennis is het wel te doen. Handleiding is goed te doen.
Maar voldoet het ook aan de tweede eis?quote:
Zit al even te kijken, maar veel hangt af van de versie welke je hebt. In mijn versie zo te zien niet.quote:Op maandag 21 oktober 2024 20:34 schreef Janneke141 het volgende:
[..]
Maar voldoet het ook aan de tweede eis?
Ik kan je ook mijn eigen gebouwde excelboekhouding sturen. Vrij simpel, rechtstreeks bankrekeningen inlezen vanuit csv en op zich kan je excel natuurlijk heel makkelijk in onedrive oid hangen. Heb je een niet te uitgebreide basis om mee te starten (mijn voorganger had een excel die een kwartier over opstarten deed).
Snelstart online zou je dit natuurlijk ook prima mee moeten kunnen, maar de versie die je nodig hebt kost dacht ik iets van 30 euro per maand, minstens.
Bankrek inlezen?...quote:Op maandag 21 oktober 2024 21:19 schreef Hanca het volgende:
Ik kan je ook mijn eigen gebouwde excelboekhouding sturen. Vrij simpel, rechtstreeks bankrekeningen inlezen vanuit csv
En dan?
Ben wel benieuwd naar je excelletje ik vind het iets abstract zo.
Verder hoe zou je het in excel opbouwen?
Wij gebruiken ook Conscribo en dat werkt prima. Je kan anderen toegang geven tot het pakket en dan volgens mij zelfs nog alleen tot bepaalde grootboekrekeningen zodat ze daar hun voorschot en uitgaven kunnen. Wij werken ook met voorschotten maar ik boek dat zelf af als het op is en ze me bonnetjes geven.quote:
We hadden bedacht dat 20 euro per maand zo'n beetje het maximum vonden dat we eraan uit willen geven. De landelijk overkoepelende organisatie raadt Conscribo aan, dat zit wel onder die grens. E-boekhouden ook wel zo te zien, maar in beide kan ik volgens mij niet werken met de losse deel-kasboeken.
Verder de standaard functionaliteiten als koppeling met bankrekening en opslaan van bijlage (de factuur) bij je uitgaven.
Kijk, dat klinkt interessant. Werkt dat voor de 'leken' die ermee moeten werken een beetje gebruiksvriendelijk?quote:
[..]
Wij gebruiken ook Conscribo en dat werkt prima. Je kan anderen toegang geven tot het pakket en dan volgens mij zelfs nog alleen tot bepaalde grootboekrekeningen zodat ze daar hun voorschot en uitgaven kunnen. Wij werken ook met voorschotten maar ik boek dat zelf af als het op is en ze me bonnetjes geven.
Verder de standaard functionaliteiten als koppeling met bankrekening en opslaan van bijlage (de factuur) bij je uitgaven.
Ik gebruik dat template nu een jaar of 12
Denk dat je het mensen wel kan leren door een goed stappenplan/voorbeeld te maken. Hangt er wel een beetje af hoe ingewikkeld de uitgaven zijn, als het voor een persoon altijd van voorschot rekening X naar kostenpost Y gaat is het bijna niet fout te doen. Alleen als de gebruiker zelf moet gaan bepalen of het post Y, Z of … is dan heb je meer kans op fouten.quote:
[..]
Kijk, dat klinkt interessant. Werkt dat voor de 'leken' die ermee moeten werken een beetje gebruiksvriendelijk?
(En anders heb dat ik verkeerd onthouden, sorry Luc 
)En ik weet niet om wat voor soort vereniging het gaat, maar wellicht komen jullie in aanmerking voor Techsoup? Zij zorgen ervoor dat software vaak goedkoper beschikbaar is voor non-profits!
Ik vind het een draak (rudimentair, alles handmatig inboeken, geen bankkoppeling of import mogelijkheid) en TS zoekt iets online / in de cloud.quote:
Ik zou het kasboek template van dhr. Kesting gebruiken (google is your friend) maar het lijkt erop dat je die al gebruikt...
Ik gebruik dat template nu een jaar of 12
Toen ik penningmeester werd, heb ik Kesting (waar de vorige penningmeesters 6 jaar mee gewerkt hebben) meteen "uitgefaseerd" (lees: richting prullenbak) en overgestapt op BankTrans. Ook niet online maar heeft verder alle functionaliteit en flexibiliteit die ik bij Kesting miste. En BankTrans is gratis!
Wil @TS perse functionaliteit als meerdere users, online-in de cloud, koppeling met ledenadministratie etc. etc. dan schiet BankTrans ook tekort en kom je idd op een betaalde keuze als Conscribo.
Wat ik bij Conscribo dan weer mis, zijn dagboeken. Het hangt heel erg op grootboekrekeningen (met een 'dagboeknaam' zoals 1100 - Kas).
Just my 2 cents.
Ik maak voor de vereniging gebruik van Excel en daar houd ik alle inkomsten en uitgaven in bij.quote:
Ik heb twee dingen: misschien dat @:luctor.et.emergo hier tips over heeft? Volgens mij is hij er een tijdje geleden ook mee bezig geweest
En ik weet niet om wat voor soort vereniging het gaat, maar wellicht komen jullie in aanmerking voor Techsoup? Zij zorgen ervoor dat software vaak goedkoper beschikbaar is voor non-profits!
Maar wij hebben dan ook geen sub-penningmeesters die een eigen budget hebben.
Voor de grootte van onze vereniging vind ik een boekhoudpakket niet lonen. Ik vind voor het aantal transacties dat wij een in jaar hebben 20 euro per maand al te veel.
Iedereen bedankt voor de nuttige bijdrages.
Bank trans is leuk en gratis boekhouden?quote:
[..]
Ik vind het een draak (rudimentair, alles handmatig inboeken, geen bankkoppeling of import mogelijkheid) en TS zoekt iets online / in de cloud.
Toen ik penningmeester werd, heb ik Kesting (waar de vorige penningmeesters 6 jaar mee gewerkt hebben) meteen "uitgefaseerd" (lees: richting prullenbak) en overgestapt op BankTrans. Ook niet online maar heeft verder alle functionaliteit en flexibiliteit die ik bij Kesting miste. En BankTrans is gratis!
Wil @:TS perse functionaliteit als meerdere users, online-in de cloud, koppeling met ledenadministratie etc. etc. dan schiet BankTrans ook tekort en kom je idd op een betaalde keuze als Conscribo.
Wat ik bij Conscribo dan weer mis, zijn dagboeken. Het hangt heel erg op grootboekrekeningen (met een 'dagboeknaam' zoals 1100 - Kas).
Just my 2 cents.
Ik zoek wat voor <50 transacties per jaar.
Misschien werkt dit? Ziet er beter uit dan dat kesting.
Kan gewoonquote:
[..]
Bank trans is leuk en gratis boekhouden?
Ik zoek wat voor <50 transacties per jaar.
Ik zal het een keer een blik geven.quote:
Opzicht moet het bij mij ook wel lukken door zelf wat te kloten met excel.... Of met dat voorbeeld dat ik net zag.
Kesting ziet er maar vervelend uit.
Nee, ik ga echt zelf aan de slag. Ik kan best veel met Excel, dus ik wil het dan ook echt zo hebben dat het precies aansluit bij onze situatie en behoeftes. Grootste uitdaging is vooral om het zo te maken dat mijn opvolger er in de toekomst mee vooruit kan zonder dat ik als helpdesk moet blijven fungeren. En dat het makkelijk aanpasbaar is als er in de vereniging wat verandert.quote:
https://excel-boekhouden.nl/downloaden
Misschien werkt dit? Ziet er beter uit dan dat kesting.
Snap ik, ben wel benieuwd naar hoe je het opzet overigens.quote:
[..]
Nee, ik ga echt zelf aan de slag. Ik kan best veel met Excel, dus ik wil het dan ook echt zo hebben dat het precies aansluit bij onze situatie en behoeftes. Grootste uitdaging is vooral om het zo te maken dat mijn opvolger er in de toekomst mee vooruit kan zonder dat ik als helpdesk moet blijven fungeren. En dat het makkelijk aanpasbaar is als er in de vereniging wat verandert.
Zelf zou ik toch wat willen doorlinken ofzo, aparte tabjes voor BTW boekhouding en activastaat.
Verder gewoon handmatig bijhouden of zaken reeds betaald zijn om de stap naar accrual accounting te maken.
Niet alles heen en weer boeken dat lijkt me met excel minder handig.
Link is dood.quote:
Ik zou het kasboek template van dhr. Kesting gebruiken (google is your friend) maar het lijkt erop dat je die al gebruikt...
Ik gebruik dat template nu een jaar of 12
Overigens wat voor vereniging is het? Sportverenigingen kunnen gebruik maken van Sportlink.
Al heb ik als penningmeester altijd gebruik gemaakt van excel want uiteindelijk was dat makkelijker en sneller.
Het globale plan is als volgt:quote:
Snap ik, ben wel benieuwd naar hoe je het opzet overigens.
Het minimaal aantal noodzakelijke balansrekeningen, want die zijn voor ons wat minder interessant.
Een aantal winst/verliesrekeningen die we verenigingsbreed inzetten, en een aantal die we onderverdeeld willen hebben over de verschillende onderdelen. Om dubbel werk te voorkomen krijgen alle onderdelen een nummer tussen 11 en 99 (hebben ze eigenlijk al) zodat die samen met een xx00-hoofdrekening een rekening vormen. Als er dan een keer een onderdeel bijkomt of verdwijnt hoef je niet tien verschillende rekeningen aan te passen.
Er komen drie invoerbladen: een voor de bankrekeningen, een voor de los ingeleverde kasboeken en een handmatig invoerblad die eigenlijk alleen maar bedoeld is voor balansposten (het maken van reserveringen en, indien nodig, bijhouden van vorderingen). Op het bankblad voer ik zelf de rekeningnummers in, op de ingeleverde kasboeken staan ze al dus dat wordt echt alleen maar plakken. Via powerquery moet het dan één tabel met alle transacties worden.
Die tabel vervolgens bewerken tot het een net grootboek wordt. Die is meer voor de vorm: voor ons eigen overzicht en bestuurswerk plak ik er nog wel wat bladen achter die naar believen Som-alsen naar grootboekrekening, verenigingsonderdeel of nog wat andere dingen. De BTW-situatie is bij ons dermate simpel dat dat waarschijnlijk gewoon een los invoerblad wordt, dat is praktischer dan een koppeling met andere bladen.
Tot slot nog een blad achteraan die een overzicht geeft van alle bedragen die moeten worden meegenomen naar het bestand van het volgende jaar. Het oude systeem deed dat met macro's maar daar wil ik vanaf.
Zoiets. Komen vast nog twintig beren op de weg, maar het idee ligt er.
Is al behoorlijk wat opzicht.quote:
[..]
Het globale plan is als volgt:
Het minimaal aantal noodzakelijke balansrekeningen, want die zijn voor ons wat minder interessant.
Een aantal winst/verliesrekeningen die we verenigingsbreed inzetten, en een aantal die we onderverdeeld willen hebben over de verschillende onderdelen. Om dubbel werk te voorkomen krijgen alle onderdelen een nummer tussen 11 en 99 (hebben ze eigenlijk al) zodat die samen met een xx00-hoofdrekening een rekening vormen. Als er dan een keer een onderdeel bijkomt of verdwijnt hoef je niet tien verschillende rekeningen aan te passen.
Er komen drie invoerbladen: een voor de bankrekeningen, een voor de los ingeleverde kasboeken en een handmatig invoerblad die eigenlijk alleen maar bedoeld is voor balansposten (het maken van reserveringen en, indien nodig, bijhouden van vorderingen). Op het bankblad voer ik zelf de rekeningnummers in, op de ingeleverde kasboeken staan ze al dus dat wordt echt alleen maar plakken. Via powerquery moet het dan één tabel met alle transacties worden.
Die tabel vervolgens bewerken tot het een net grootboek wordt. Die is meer voor de vorm: voor ons eigen overzicht en bestuurswerk plak ik er nog wel wat bladen achter die naar believen Som-alsen naar grootboekrekening, verenigingsonderdeel of nog wat andere dingen. De BTW-situatie is bij ons dermate simpel dat dat waarschijnlijk gewoon een los invoerblad wordt, dat is praktischer dan een koppeling met andere bladen.
Tot slot nog een blad achteraan die een overzicht geeft van alle bedragen die moeten worden meegenomen naar het bestand van het volgende jaar. Het oude systeem deed dat met macro's maar daar wil ik vanaf.
Zoiets. Komen vast nog twintig beren op de weg, maar het idee ligt er.
Is dat niet groot genoeg dat het teveel tijd kost om niet aan een professioneel programma te gaan?
Overigens in den toekomst verwacht ik dat een rabobank ook gewoon zo een programma integreert, dan wordt het voor mij ook makkelijker
Nou ja, dat was dus de twijfel voor de start van dit topic. Maar die keuze hebben we, op basis van wat er beschikbaar is, wat wij willen en wat we ervoor willen betalen, inmiddels gemaakt. Iemand anders zou in dezelfde situatie misschien een andere keuze maken. Ik heb trouwens penningmeesters van vier soortgelijke verenigingen in de buurt gesproken, waarvan er drie in Excel werken en de vierde gebruikt Conscibo.quote:
Is dat niet groot genoeg dat het teveel tijd kost om niet aan een professioneel programma te gaan?
Alles bij elkaar hebben we het vanuit de vereniging jaarlijks over misschien 300 transacties, de bijschrijvingen voor contributie even niet meegeteld. Uit de losse kasboeken komen er nog veel meer, maar dat werk hoef ik (of mijn opvolger) dus niet te doen. Dat is een kwestie van controleren, maar dat moet ook als we een ander systeem zouden gebruiken.
Het is ook nog best lastig om uit een boekhoudprogramma mooie kruistotalen te krijgen. We willen als bestuur een makkelijk overzicht voor alle rekeningen 51xx, 52xx etc. maar ook voor xx31, xx32 enz. Dat is in Excel heel makkelijker, maar een boekhoudprogramma totaliseert meestal toch maar één kant op.