Vermoeden van fraude

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 08:09 schreef Pendule het volgende:
En ik heb nagedacht en ook nog even geslapen. Ik ga de boel wel kopieëren om eventueel bewijsmateriaal te kunnen overleggen. Maar ga dit dus niet extern laten zien. Er moet een moment komen dat ik dit met de baas ga bespreken. Maar wanneer daarvoor het beste moment is dat weet ik nog niet.

Hebben jullie nog dingen waar ik op zou kunnen letten als ik straks ga kijken? Ik wilde ook nog even de overboekingen naar klanten bekijken. Misschien zitten er in dat procces ook afwijkingen.

Nou succes ermee. Je bent vrij hardleers /naïef maar misschien is het de leeftijd.

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 08:23 schreef ludovico het volgende:

[..]
Ja Naja, als deze functies zijn gescheiden is er altijd een Trail die moet kloppen en die je kan verifiëren.

Zonder 4 ogen bij de betaling kan je wel wat verzinnen maar dan is het zo op te zoeken dat het niet klopt.

Mwah, ik kan ook een order aanmaken en zorgen dat de inkoper deze goedkeurt bv. Sowieso is het nooit waterdicht te krijgen, zeker niet als je een bepaalde positie hebt tov bv de inkoper die moet tekenen.

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 08:15 schreef Pendule het volgende:

[..]
I Bij sommige facturen kan ik de goederen namelijk niet plaatsen. Dat zijn goederen die wij nauwelijks krijgen of helemaal niet.

Zou het misschien privé verbruik van de ondernemer (baas) kunnen zijn?
Niet legaal maar ook niet ongebruikelijk dat ondernemers privé uitgaven op hun bedrijf wegschrijven. Ook dat kan weer verklaren het verschil in handtekeningen op pakbon.

[ Bericht 0% gewijzigd door Zonnigetoekomst62 op 11-11-2022 09:06:19 ]

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 08:15 schreef Pendule het volgende:

[..]
Ik ben twee facturen tegengekomen met hetzelfde rekeningnummer. Bij andere facturen klopte de gegevens zoals ze op papier verwerkt zijn. ik zal vanmiddag nog even een controle doen of die afboekingen ook wel overeen komen met de online afschriften. Bij sommige facturen kan ik de goederen namelijk niet plaatsen. Dat zijn goederen die wij nauwelijks krijgen of helemaal niet.

Ik zou een overzicht bijhouden per ontvangend bankrekeningnummer. Als het allemaal verschillende zijn dan is de kans al kleiner dat het fraude betreft, helemaal als er meerdere bij dezelfde bank zijn (zo makkelijk open je geen nieuw bankrekeningnummer zonder je te hoeven legitimeren).

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 08:55 schreef Zonnigetoekomst62 het volgende:

[..]
Zou het misschien privé verbruik van de ondernemer (baas) kunnen zijn?
Niet legaal maar ook miet ongebruikelijk dat ondernemers privé uitgaven op hun bedrijf wegschrijven. Ook dat kan weer verklaren het verschil in handtekeningen op pakbon.

Ja indd. Alhoewel TS de handtekening van zijn werkgever waarschijnlijk wel zou herkennen.

TS heeft gelijk dat het gebrek aan interne controle een echte Red Flag is overigens.

Als je dit wil melden zou ik het "naief" melden.
Zo van oh ik zag dit en dit en zijn die en dat bedrijf eigenlijk hetzelfde?

Zo iets in die trant, gewoon doen alsof je lomp bent.

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 08:09 schreef Pendule het volgende:
En ik heb nagedacht en ook nog even geslapen. Ik ga de boel wel kopieëren om eventueel bewijsmateriaal te kunnen overleggen. Maar ga dit dus niet extern laten zien. Er moet een moment komen dat ik dit met de baas ga bespreken. Maar wanneer daarvoor het beste moment is dat weet ik nog niet.

Hebben jullie nog dingen waar ik op zou kunnen letten als ik straks ga kijken? Ik wilde ook nog even de overboekingen naar klanten bekijken. Misschien zitten er in dat procces ook afwijkingen.

Focus nou eerst eens gewoon op 1 ding. Adem in en adem uit.

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 00:15 schreef trein2000 het volgende:

[..]
Je maakt jezelf wel kwetsbaar op die manier. Als jij fraude vermoed en je vind jezelf ook gekwalificeerd om daar iets van te vinden (ik heb daar op basis van wat hier ten tonele verschijnt wel wat vraagtekens bij als ik eerlijk ben) dan zou ik het gewoon intern aan de orde stellen, kun je discussiëren over de manier waarop.

Als je advies wil ophalen in je persoonlijke kring kun je dat natuurlijk doen, maar dan adviseer ik je wel met klem om dat te doen zonder met de administratie van je werkgever te gaan leuren.

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 00:19 schreef trein2000 het volgende:
En mocht je iets doen, in eerst instantie face-to-face (indien spoed en onmogelijk telefonisch). Niet schriftelijk, niet omdat je geen sporen wil achterlaten maar omdat het veel makkelijker is om op die manier je oprechte intenties te tonen en een eventueel misverstand op te helderen.

Verplaats je ook even in de werkgever, als ik een brief/e-mail krijg over mogelijke fraude zit ik direct in de hoogste boom. Als iemand mij belt en zegt ‘ik heb een transactie die ik niet direct kan plaatsen’ dan is dat al een heel ander uitgangspunt.

Helemaal eens met deze postings. @Pendule, je hebt je conclusie al klaar en zoekt daar bewijs bij. Dat is onzorgvuldig en riskant. Nu wil je kopieën maken. Heb je enig idee of je in je recht staat om dit te doen?

Volgens mij is het beste advies hier al gegeven: ga met je werkgever in gesprek en vertel op een zo feitelijk mogelijke manier wat je hebt gezien. Trek geen conclusies over wat er aan de hand is en kijk hoe de werkgever reageert. Ga niet op eigen houtje verder onderzoek doen. Vind je deze koers onbevredigend, vraag dan om advies van bijvoorbeeld de Fraudehelpdesk.

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 08:09 schreef Pendule het volgende:
Hebben jullie nog dingen waar ik op zou kunnen letten als ik straks ga kijken?

Ja, dat je moet stoppen Sherlock uit te hangen. Je bent er niet de aangewezen persoon voor.

Ik vind het een vreemd verhaal. Ik heb zelf nog nooit meegemaakt dat alleen een boekhouder en een medewerker toegang hebben tot bankieren. De directeur moet minstens toegang hebben. Ten tweede is het heel vreemd dat de boekhouder tekenbevoegd is. Normaal, standaard is het zelfs zo, dat de leidinggevende van de boekhouder moet tekenen voor betaling.

Ten derde valt het me op dat TS er van uit gaat dat er wordt gefraudeerd. Dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Met zaken gaan kopiëren en dossiers vormen ben je een beetje pro-agressief bezig. Je geeft al aan dat de boekhouder een groot vertrouwen geniet, dat betekent dat je nooit direct moet gaan wijzen voordat je iets heel zeker weet. En dan nog is er een grote kans dat de baas er ook bij betrokken is,..... als het allemaal waar is. Dan kom je op het gebied van criminaliteit en het zal niet het eerste bouwbedrijf zijn dat zich op dit pad heeft begeven.

Het eerste wat er moet gebeuren is: wijzen op incorrectheden bij de directie zonder verdachtmakingen op te wekken. Dus: aangeven dat procedure niet klopt en aangeven dat het vastleggen van facturen met onderliggende documenten niet compleet is en aangeven dat er dingen opvallen aan facturen zonder een beschuldigende vinger te wijzen naar de boekhouder, maar vragen hoe dingen in elkaar steken en eventueel aangeven om extra te controleren dat dingen niet dubbel betaald worden.

Als verdachtmakingen door jezelf aangekaart in een bedrijf ongegrond blijken te zijn, graaf je een gat voor jezelf en steven je af op een roemloze aftocht waarbij mensen je nawijzen.

[ Bericht 0% gewijzigd door -Sigaartje op 11-11-2022 11:18:43 ]

Ik vind het ook nog eens vreemd dat de frauderende boekhouder TS zo makkelijk met de foute facturen zou laten werken.

Je kan toch eerst eens voorleggen, buiten de boekhouder, binnen het bedrijf of iemand die opdrachten heeft gegeven voor de facturen/boekingen inclusief de directeur (misschien daar beginnen). Heel naïef vragen, deze boekingen kan ik niet herleiden, weet jij wie die opdrachten heeft gegeven. Begin je er gewoon met een paar, waar je vermoedens hebt.

Je weet nooit wat er speelt, als er onderling iets is afgesproken, wat jij misschien niet weet/ mag weten.

Dan heb jij je inspanningsplicht geleverd en kan je weer rustig met je werk door omdat het probleem dan elders ligt.

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 10:33 schreef Queller het volgende:

[..]
Ja, dat je moet stoppen Sherlock uit te hangen. Je bent er niet de aangewezen persoon voor.

Het zou schelen als TS weet wat ze aan het doen is een daar ontbreekt het aan.

Meerdere bedrijven die hetzelfde rekeningnummer gebruiken of een zelfde factuurnummer hebben is geen red flag. Zeker factuurnummer niet aangezien ze gewoon dezelfde systematiek of softwareprogramma gebruiken.... Zo begon bij Boels elk jaar de nummering met 19000000 (nulletje met of minder)

Waarom die bankafschriften zouden kunnen afwijken daar heb ik geen verklaring voor maar ts komt ook niet met een cohorent verhaal dus dat maakt het ook al lastig

je moet niet meteen tegen je baas gaan zeggen dat je vermoedt dat de boekhouder de boel flest.

Geef gewoon aan ' ik heb op deze datum transactie X gezien en op deze datum transactie Y naar hetzelfde rekeningnummer van een ander bedrijf. Ik heb meneer Boekhouder ernaar gevraagd maar het is mij nog niet helemaal duidelijk hoe dit komt. Zou jij hier misschien even naar kunnen kijken?'

Een andere strategie:

Vraag meneer Boekhouder per mail naar de onregelmatige overboekingen. Dus niet bij de koffieautomaat. Als hij dan naar je toe komt zeg je dat je graag het antwoord per mail wil voor de administratie.

Geen antwoord per mail? Dan nogmaals deze vraag per mail sturen met de baas in de cc. Ik noem dit ook wel de kernkopstrategie.

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 13:07 schreef sirdanilot het volgende:
je moet niet meteen tegen je baas gaan zeggen dat je vermoedt dat de boekhouder de boel flest.

Geef gewoon aan ' ik heb op deze datum transactie X gezien en op deze datum transactie Y naar hetzelfde rekeningnummer van een ander bedrijf. Ik heb meneer Boekhouder ernaar gevraagd maar het is mij nog niet helemaal duidelijk hoe dit komt. Zou jij hier misschien even naar kunnen kijken?'

Een andere strategie:

Vraag meneer Boekhouder per mail naar de onregelmatige overboekingen. Dus niet bij de koffieautomaat. Als hij dan naar je toe komt zeg je dat je graag het antwoord per mail wil voor de administratie.

Geen antwoord per mail? Dan nogmaals deze vraag per mail sturen met de baas in de cc. Ik noem dit ook wel de kernkopstrategie.

TS zou zich wel moeten afvragen dat als de baas dit gedrag herkent wat TS daar nog wil bereiken zeg maar.
Ik zou het wat nonchalanter/naiever vragen, ja TS vermoed beter maar gewoon casual vragen dat het opviel dat het hetzelfde rekeningnummer is ofzo. Maar je noemt het niet voor niets de kernkop

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 13:07 schreef sirdanilot het volgende:


Een andere strategie:

Vraag meneer Boekhouder per mail naar de onregelmatige overboekingen. Dus niet bij de koffieautomaat. Als hij dan naar je toe komt zeg je dat je graag het antwoord per mail wil voor de administratie.

Geen antwoord per mail? Dan nogmaals deze vraag per mail sturen met de baas in de cc. Ik noem dit ook wel de kernkopstrategie.

Dit is op z’n zachtst gezegd nogal een bijzondere en oncollegiale strategie waarmee je je volledig in je kaarten laat kijken. Dom juist in dit soort situaties.

TS is op deze wijze helemaal finaal de Sjaak is als er dus niks aan de hand is, op een wat ongebruikelijk registratiemerhodiek na.

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 14:58 schreef Pendule het volgende:

[..]
‘hij’ zul je bedoelen.

En dan nog even een update:

Bedrijf A is vindbaar op Google. Ik heb ze gebeld en ze herkennen het factuurnummer niet. Het telefoonnummer wat op de factuur staat is afgezien van het netnummer niet juist. Rekeningnummer kennen ze ook niet.

Maar nee hoor. Er wordt vast niet gefraudeerd.

Je verhaal was gewoon onwijs onduidelijk. Kan je wel die emoticon plaatsen maar dat zouden net de reaguurders moeten doen.

quote:

Heb bij onze klantenfacturen ook nog even zitten neuzen. Er zijn meedere facturen die ook niet overeenkomen met de werkelijkheid. Afschriften zijn weer niet te vinden in de online omgeving. Echter zag ik wel weer rare overboekingen op een particuliere rekening om en nabij de factuurdatums die ik nergens aan kan koppelen.

Ook herken in de opdrachten totaal niet. Ik plan de opdrachten meestal in bij klanten, maar dit
Handjevol klanten is mij niet bekend.

Wat bedoel je met:
1) Er zijn meedere facturen die ook niet overeenkomen met de werkelijkheid?
2) Afschriften zijn weer niet te vinden in de online omgeving je hebt het over een bankafschrift? Die slaan jullie normaliter per factuur op?

quote:

Op donderdag 10 november 2022 13:31 schreef Lucky_Strike het volgende:

[..]
De banken waar wij bankierden (Rabo, ING en KNAB) lieten me destijds weten dat een rekeningnummer gekoppeld is aan een KvK-nummer. Misschien is het veranderd in de laatste paar jaar. Ik hoop het want ik vind het tamelijk absurd.

Ik heb werkelijk geen idee wie je gesproken hebt daar, maar KvK en rekeningnummer staan los van elkaar.

Het is wel zo dat als je een zakelijke bankrekening op naam van je bedrijf wilt hebben dat je dan een KvK nummer moet hebben en overleggen aan de bank. Net als je privé rekening op jouw naam staat. Misschien dat ze dat bedoeld hebben? Je kan als bedrijf ook prima meerdere rekeningen hebben bij meerdere bedrijven met dezelfde bedrijfsnaam.

Maar voor de rest ben je vrij in doen en laten, het is bijvoorbeeld ook niet verplicht om een zakelijke bankrekening te hebben vanuit de overheid of KvK. Veel mensen denken dat, maar dat is dus niet verplicht.

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 15:28 schreef opgebaarde het volgende:

2) Afschriften zijn weer niet te vinden in de online omgeving je hebt het over een bankafschrift? Die slaan jullie normaliter per factuur op?

Dat was vroeger niet ongebruikelijk (maar wel zeer overbodig)

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 15:55 schreef GereDathan het volgende:

[..]
Ik heb werkelijk geen idee wie je gesproken hebt daar, maar KvK en rekeningnummer staan los van elkaar.

Het is wel zo dat als je een zakelijke bankrekening op naam van je bedrijf wilt hebben dat je dan een KvK nummer moet hebben en overleggen aan de bank. Net als je privé rekening op jouw naam staat. Misschien dat ze dat bedoeld hebben? Je kan als bedrijf ook prima meerdere rekeningen hebben bij meerdere bedrijven met dezelfde bedrijfsnaam.

Maar voor de rest ben je vrij in doen en laten, het is bijvoorbeeld ook niet verplicht om een zakelijke bankrekening te hebben vanuit de overheid of KvK. Veel mensen denken dat, maar dat is dus niet verplicht.

Ik denk dat precies wat jij schetst bedoeld is destijds

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 14:58 schreef Pendule het volgende:

[..]
‘hij’ zul je bedoelen.

En dan nog even een update:

Bedrijf A is vindbaar op Google. Ik heb ze gebeld en ze herkennen het factuurnummer niet. Het telefoonnummer wat op de factuur staat is afgezien van het netnummer niet juist. Rekeningnummer kennen ze ook niet.

Maar nee hoor. Er wordt vast niet gefraudeerd.

Dan ben je al iets verder inderdaad Volgende stap zou moeten zijn om het te verifieren. Stuur die toko een mail met de melding dat er volgens jouw administratie bedrag X is overgemaakt op datum xx-xx-xxxx en dat je niet geheel meer weet voor welke factuur. Ze zullen dan een mail terugsturen dat ze die betaling nooit ontvangen hebben. Als je daar dan het echte bankafschrift bij hebt dan heb je al iets onderbouwd.

quote:

Heb bij onze klantenfacturen ook nog even zitten neuzen. Er zijn meedere facturen die ook niet overeenkomen met de werkelijkheid. Afschriften zijn weer niet te vinden in de online omgeving. Echter zag ik wel weer rare overboekingen op een particuliere rekening om en nabij de factuurdatums die ik nergens aan kan koppelen.

Bedoel je met klantenfacturen die van afnemers? Want daar loop je hoe dan ook geen risico dat er geld je organisatie uitloopt (tenzij creditnota's uiteraard).

quote:

Ook herken in de opdrachten totaal niet. Ik plan de opdrachten meestal in bij klanten, maar dit
Handjevol klanten is mij niet bekend.

Doe dan navraag bij de magazijnchef etc.

En vergeet ook niet dat men niet per se alleen in het complot kunnen zitten...

quote:

Op vrijdag 11 november 2022 10:55 schreef -Sigaartje het volgende:
Ik vind het een vreemd verhaal. Ik heb zelf nog nooit meegemaakt dat alleen een boekhouder en een medewerker toegang hebben tot bankieren. De directeur moet minstens toegang hebben. Ten tweede is het heel vreemd dat de boekhouder tekenbevoegd is. Normaal, standaard is het zelfs zo, dat de leidinggevende van de boekhouder moet tekenen voor betaling.

In theorie ja... In de praktijk wil het, in met name kleine bedrijfjes, nog weleens anders werken.

Ik ben momenteel ook de enige in de organisatie met toegang tot de bankrekening van de lokale entiteiten + de enige met tekenbevoegdheid in de KVK. En dat is een wereldwijde organisatie die in meer dan 30 landen actief is....