[Vraag wat je wil] aan een Medisch Secretaresse/Polimedewerker.

Welkom bij een nieuw deel van "Vraag wat je wil".

Soms vraag je je wel eens af hoe bepaalde zaken in elkaar steken, hoe zou het zijn om een specifiek beroep te hebben. Wat beweegt mensen met een bijzondere hobby. Daarom hebben wij deze reeks op FOK! in het leven geroepen. Hier bieden wij mensen extra anonieme mogelijkheid om vragen te beantwoorden. De personen die zich kunnen opgeven in dit topic: GC / [Vraag wat je wil]: een inventarisatie. (andere feedback mag ook in dat topic). krijgen toegang tot het VraagWatJeWil account en kunnen via dit account een paar dagen vragen van jullie beantwoorden. Dit account blijft van de persoon totdat het volgende deel in de reeks geopend wordt.

Dit deel kunnen we vragen stellen aan een iemand die werkt als Medisch secretaresse/Polimedewerker in een algemeen ziekenhuis. Hoe werkt een planning waarmee moet rekening gehouden worden en hoe wordt iemand behandeld dat kunnen we nu vragen.

Wacht even totdat de ondervraagde zichzelf introduceert alvorens te reageren.

[ Bericht 3% gewijzigd door Bosbeetle op 11-01-2019 09:15:54 ]

Ik zal aan de hand van een functieomschrijving van internet uitleggen wat ik doe, wel zo overzichtelijk.
In het verleden werkte ik op een gecombineerde poli cardiologie, maag-darm-leverziekten en interne geneeskunde, daarna op een poli longziekten+oncologie en interne oncologie en nu op de poli Interne geneeskunde met daarin ook weer verschillende specialisaties.

Je bent dus het eerste aanspreekpunt van de patiënten en begeleidt ze samen met de arts bij alles rondom de poliklinische zorg. Ik ben dus geen doktersassistente en doe naast de half uurs bloeddrukmetingen geen medisch technisch handelen.
Intussen heb ik ruim 20 jaar ervaring in dit vakgebied.

Wat doet een medisch secretaresse op een polikliniek?

Als medisch secretaresse voer je ondersteunende taken uit voor artsen op administratief, organisatorisch en secretarieel gebied. Het takenpakket ziet er over het algemeen als volgt uit:

 Beheren van de agenda van de arts(en)
 Maken en vastleggen van afspraken met patiënten
 Informeren en begeleiden van patiënten voor, tijdens en na behandeling en/of onderzoek
 Plannen en voorbereiden van spreekuren
 Bewaken van de naleving van afspraken
 Alle post in- en uitgaand afhandelen
 Opvragen van onderzoeken en foto’s
 Uitwerken van brieven, memo’s, onderzoeksverslagen en andere documenten
 Afhandelen van facturen en declaraties
 Aanmaken en bijhouden van elektronische patiëntendossiers
 Zorgdragen voor interne en externe medische correspondentie
 Beoordelen van urgentie van binnenkomende en uitgaande post
 Extra klussen zoals roosters, in commissietjes zitten
 Doen van half uurs bloeddrukmetingen

Hoe word je medisch secretaresse?

Om als medisch secretaresse te kunnen werken, heb je in de meeste gevallen een afgeronde mbo-opleiding nodig. Het meest voor de hand liggend is de opleiding Medisch secretaresse en globaal bestaat je opleiding uit:

 Anatomie (de bouw van het menselijk lichaam)
 Fysiologie (het gezonde functioneren van het menselijk lichaam)
 Pathologie (het ziekelijke functioneren van het menselijk lichaam)
 Medische administratie en organisatie
 Specialistenbrieven uitwerken
 Wetten in de gezondheidszorg
 Communicatie (Nederlands en Engels)

[ Bericht 0% gewijzigd door VraagWatJeWil op 10-01-2019 13:00:35 ]

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 12:48 schreef ChipsZak. het volgende:
Ah, hoe ga je om met mensen die aangeven gewoon erg veel klachten/pijn/etc te ervaren, die 'niet meer' kunnen wachten (te veel pijn) en naar voren geschoven willen worden mbt wachttijd?

edit: en daarin blijven volharden of wellicht emotioneel worden ivm de klachten

Heb m al beantwoord hoor, maakt niet uit
Dat komt vaak voor uiteraard. Goed luisteren en inventariseren (aan de hand van mijn ervaring en ziektebeeld van de patiënt, wij doen ook oncologie bijvoorbeeld...) en dan óf meteen met de arts bellen of een vraag uitzetten naar de behandelend arts die dat wat later kan beantwoorden. Sinds kort doen we dat laatste vanuit het dossier van de patiënt zodat de arts meteen alle info heeft en dat werkt perfect. Ik overleg altijd samen met de patiënt (of degene die belt) wat ik ga doen en vooral wat zij wenselijk vinden.

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 12:57 schreef Bosbeetle het volgende:
Uit hoeveel personen bestaat zo'n team of zeg maar hoeveel medische secretaresses zijn er op jullie afdeling, en hoe houden jullie goed in de gaten dat dingen goed overgedragen worden.
Op de een of andere manier lijkt mij dat een plek waar er makkelijk foutjes in sluipen.....

En als tweede vraag hoe vol is een agenda van een arts gemiddeld en vind je dat wel eens ongezond vol?

Er is een rekenmodel voor hoeveel ondersteuning een poli nodig heeft en dat hangt af van de hoeveelheid artsen. Ik ken het rekenmodel niet precies maar wij hebben 11 artsen en 7 polimedewerkers, allemaal parttimers.

We streven ernaar dat we bij alles wat we doen dat allemaal op dezelfde manier uit te voeren d.m.v. protocollen. Zo werken we ook nieuwe collega's in. Als er iets blijft liggen of over moet dragen en je bent er zelf de volgende dag niet doen we dat per mail naar ons allemaal want iedereen heeft op een dag een paar specifieke taken, dus er is altijd iemand die de mail beheert op een dag.
Of je gebruikt het dossier van de patiënt en zet er daar een order in die dan meteen te zien is op onze gezamelijke werklijst.

Wij beheren ook de roosters en de agenda's van de artsen (uiteraard volgens geldende afspraken) en hebben veel overleg over of er een blok voor wat ruimte in moet, of dat een dag er anders uit moet zien omdat er bijvoorbeeld iets moet gebeuren door deze arts en zijn/haar patiënten moeten worden verzet.
Die roosters zijn wel vast ingedeeld, maar zijn wel continue in beweging.

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 13:00 schreef trein2000 het volgende:
Je hoort vaak verhalen over artsen die hun ondergeschikten als minderwaardig behwndelen. Ervaar jij dat ook zo?

Op deze poli voel ik me volkomen gelijkwaardig. We hebben elkaar nodig om de best mogelijke zorg te leveren.
Dat is in het verleden, door de verhoudingen van arts naar assistente/secretaresse die toen nog wat ouderwetser waren, wel eens anders geweest. En als je een voorbeeld stelt voor artsen in opleiding hoe we het allemaal willen hebben, gaan deze volgende generatie ook zo om met elkaar is mijn ervaring

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 13:11 schreef fietsie het volgende:
In veel ziekenhuizen wordt intensief gewerkt om volledig papierloos te kunnen werken; het programma Registratie aan de Bron heeft verder tot doel om arts en verpleegkundige de noodzakelijke registraties zelf te laten doen.
Ziekenhuizen worden er toe aangezet secretariële functies sterk terug te brengen.

In hoeverre zie jij de taken die je zelf benoemt over, laten we zeggen 3 jaar, nog bestaan?
Ik heb de alternatieven er achter gezet.
• Beheren van de agenda van de arts(en) --> online agenda , gekoppeld aan rooster
• Maken en vastleggen van afspraken met patiënten --> online agenda, via patiënten portaal en PGO. Centraal callcenter voor de groep die dat niet (meer) kan.
• Alle post in- en uitgaand afhandelen --> gescand bij postkamer, online beschikbaar
• Opvragen van onderzoeken en foto’s --> standaard EPD functionaliteit
• Uitwerken van brieven, memo’s, onderzoeksverslagen en andere documenten --> gegenereerd uit EPD
• Aanmaken en bijhouden van elektronische patiëntendossiers --> Registratie bij de Bron
• Zorgdragen voor interne en externe medische correspondentie --> gegenereerd uit EPD

Ik begrijp dat "gegenereerd uit EPD" e.d. een basis is voor een enorme discussie, maar het beleid van onze huidige minister verantwoordelijk voor gezondheidszorg is gericht op volledige automatisering van dit type processen en gegevens. Een standpunt wat gesteund wordt door allerlei semi overheids partijen die stellen "er verstand van te hebben".
Ik vind het dus heel veel toegevoegde waarde hebben om de mening van iemand met 20 jaar ervaring op dit vlak daar tegenover te kunnen plaatsen.

Mensen op de werkvloer moeten, zeker nu, kunnen 'omdenken' zal ik het maar noemen. Ingesleten werkprocessen die veel en veel efficiënter zouden kunnen kosten enorm veel tijd en weerstand om te veranderen, verbeteren.

Maar niet alle automatisering is persé beter of sneller en bovendien gaat het over mensen met klachten en ziektes.

Wat ik van een nieuw cardiologie-systeem heb gezien zou veel wat simpeler werk van wat wij nu doen niet meer hoeven. Als een patiënt op de afspraak komt, die ze bijv zelf online hebben gemaakt en de arts zet meteen het vervolgconsult in het systeem als ze bij hem zitten is dat al klaar.

Er blijft alleen echt heel veel mondelinge uitleg, begeleiding nodig, ook al zijn er bijvoorbeeld filmpjes waarin precies uitgelegd wordt hoe een behandeling gaat. Mensen willen altijd een 'mens' spreken, waardoor ik onze beroepsgroep niet zie uitsterven, maar wel veranderen.
De verandering is al ingezet, jaren geleden in mijn begintijd toen er allerlei verschillende automatiseringsprocessen in gang werden gezet.

Bij veel bewerkelijke combinatie-afspraken/behandelingen kan je trouwens de patiënt niet hun eigen afspraken laten maken online, daar is het veel te ingewikkeld voor.

Volledig papierloos zal niet kunnen, maar het gaat al veel en veel beter... alleen niet persé efficiënter.

Ik heb nog met papieren dikke agenda's gewerkt

[ Bericht 1% gewijzigd door VraagWatJeWil op 10-01-2019 13:44:52 ]

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 13:12 schreef Lenny_Leonard het volgende:
Hoe ga je om met lastige patiënten?

Helemaal als ze van hogeraf wat hebben bedacht. Bijvoorbeeld een bepaalde zorgverzekeraar later in te plannen dan een andere. Jij krijgt de leipe patiënten aan de telefoon. Is dat lastig?

En hoe ervaar je de steeds grotere druk op de registratie? Zie jij hier mogelijkheden om het beter te doen? Is het inefficiënt hoe het nu gaat?

Die zetten we het ziekenhuis uit

We krijgen wel eens te maken met verbale agressie dat meestal wordt veroorzaakt door angst bij de patiënt. En lekker aangedikt, opgestookt met bangmakerij van de omgeving en familie.
We worden jaarlijks getraind hoe te handelen.
Ook kan er een popup in het dossier gezet worden zodat je in 1 oogopslag ziet of dit al eerder is voorgevallen.
Er zijn afspraken over hoe te handelen en elk voorval heeft zo zijn eigen benaderingswijze. Hangt af van of het door de telefoon gebeurd of aan je balie... ik heb me nooit onveilig gevoelt.

Vooral voor de artsen is de registratie een hele klus geworden. Ze bereiden dan ook spreekuren vaak op hun vrije dag of nog laat in de avond voor omdat het allemaal niet in 1 dienst past.

Voor ons is het uiteraard ook een dagtaak, maar daar zitten we voor. Als we denken dat iets efficiënter kan gaan we daar in een teamoverleg even over brainstormen. We hebben sinds een jaar of 2 een nieuwe Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en dat is al een hele verbetering. Maar om dingen niet te missen of iets dat je inscand vanuit een ander ziekenhuis bijvoorbeeld zijn er toch nog veel handelingen nodig.

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 13:24 schreef trein2000 het volgende:

Dat later inplannen, gebeurd dat?

Niet bij ons. Wij kijken niet naar waar je verzekerd bent en hoe we je inplannen. We plannen je in afhankelijk van de zorgvraag, hoelang kan je wachten met oog op je klachten. Dit gaat in overleg met de arts uiteraard.
We krijgen wel een seintje van de patiëntenadministratie als er iets met de verzekering is. Budgetpolissen van een bepaalde verzekeraar vergoeden niet alles. Deze info moet eigenlijk al bij de eerste afspraak bekend zijn bij de patiënt.

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 13:50 schreef Bosbeetle het volgende:
Heb je wel eens gedacht dat een patient wel heel erg vaak terug kwam en zich "aanstelde" maar dat het later toch iets serieus bleek te zijn?

We nemen iedereen heel serieus en mijn ervaring is dat wij zo ver als maar mogelijk is gaan in het uitzoeken van de klacht. Je komt wel eens 'toevalsbevindingen' tegen bij het speuren naar of het uitsluiten van een aandoening en als je dan in het dossier verder terugleest hebben mensen al wel eens aangegeven dat er 'iets niet goed zit'.

Andersom wordt ons geduld wel eens op de proef gesteld door mensen die echt voor elke 'scheet' bellen of langskomen. Maar de achterliggende gedachte moet altijd zijn dat iedereen anders is, het vaak wordt getriggerd door angst-want-je-bent-ziek en goed luisteren en oprechte aandacht doet ook al heel veel.

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 13:56 schreef Lenny_Leonard het volgende:

Interessant. In mijn ervaring proberen artsen toch nog zoveel mogelijk administratief werk af te schuiven. Dat valt bij jou dus wel mee?

Merk je nu verbetering na die 2 jaar? Hoe vergelijk je nu met 2 jaar terug? Hectische periode geweest?

Heb je Hix of Epic trouwens?

Het heeft ook te maken met het opvoeden van de artsen
Als wij denken dat het anders/beter moet, dan zullen zij zich ook moeten aanpassen en andersom melden zij ook dingen die anders/beter moet. We doen dat tussendoor of als het kan wachten op regelmatige basis in de vorm van 1 aanspreekarts en een overleg. Zo eens per 3 maanden.

Nu HiX. Ik vind HiX beter dan Epic omdat je vanuit de patiënt werkt en niet een tigtal schermen open moet hebben
In de hectische periode een paar jaar terug van de verandering van SAP naar Epic was ik door een reorganisatie tijdelijk elders werkzaam. Maar het was een drama. Veel ontslagen collega's + een nieuw systeem, waar ik overigens in de projectgroep zat. Heel gaaf om te doen.
De overgang naar HiX was ook wel een week of 2 ff lastig maar te doen

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 14:10 schreef valentijn101 het volgende:
Wat is het meest vreemde/ bizarre dat je hebt meegemaakt?

Dat er mensen worden aangenomen (in diverse ziekenhuizen meegemaakt en nog af en toe) die totaal maar dan ook echt totaaaaal niet geschikt zijn voor het werk dat ze moeten doen.
Vooral in de zorg is dat superbelangrijk.
Dat vind ik het meest bizarre

Op patiëntengebied ben ik intussen echt erg veel gewend en vind ik niks meer vreemd of bizar... misschien dat je de ene dag iemand spreekt telefonisch of aan je balie hebt of er alle mogelijke dingen voor hebt gedaan en je hoort de volgende dag dat diegene is overleden.
En dan uiteraard vooral als het jonge mensen zijn

[ Bericht 20% gewijzigd door VraagWatJeWil op 10-01-2019 14:40:04 ]

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 14:40 schreef valentijn101 het volgende:

[..]

En wat betreft patienten?

Had het al aangevuld

quote:

Op donderdag 10 januari 2019 14:53 schreef Bosbeetle het volgende:
Zit jij eigenlijk bij de wachtkamer in de buurt, kun je mensen zien zitten. En zie je daar dan ook patronen en zenuwachtig gedrag etc.

De verdeling is dat je 1 dagdeel aan de balie zit en 1 dagdeel in de backoffice.

Bij je balie dagdeel heb je zicht op de wachtkamer. Je zorgt dat de spreekuren goed verlopen en je handelt alles af wat daar uit voort komt, liever hebben we daar geen telefoon bij maar soms kan het niet anders als we met te weinig personeel zitten. (Het is precies afgepast bij ons en hebben weinig speelruimte in het personeel)

Ik vind dat het qua privacy slecht gesteld is want de balie zit echt 2 stappen van de wachtruimte vandaan dus iedereen hoort alles. Het is echt te druk om iedereen te observeren maar de gemoedstoestand van patiënten heb je meestal wel door, bovendien komen mensen ook regelmatig terug dus je 'kent' ze ook vaak.

Op een andere poli hebben ze er een soort scherm tussen zitten maar dat kan bij ons niet omdat er dan geen bed meer langs kan.

In de Backoffice handel je alle telefoon af (er zit nog een KCC tussen, een Klanten Contact Centrum) die de simpele afspraken mogen maken.
Dat zijn er bij ons niet veel, het is zo specialistisch vaak dat er meer haken en ogen aan zitten dan je denkt.. dus we krijgen veel telefoon.
Ook interne telefoontjes van de afdeling, van overige zorgverleners van buitenaf met de meest uiteenlopende vragen en dingen.
Er is een 'klussenbak' waar de artsen hun klussen voor ons in leggen, de post en het voorbereiden van scopieprogramma's en inplannen van nieuwe patienten via de huisarts.
Dat gebeurt allemaal in de backoffice, die in contact staat met de balie (om een hoekie ) dus dat lijntje is ook kort.