´Heeft u mijn brief al ontvangen?´
Bron en jaar: Ondernemersbrief 6, 2004
Auteurs: mw. mr. M.J. de Best
Praktijkgebieden: Procesrecht
Een civielrechtelijke procedure kan staan of vallen met de vraag of een bepaalde mededeling is ontvangen. In een rechtszaak kan immers aan de orde komen of een partij op de hoogte was van een bepaalde termijn, waarbinnen zij aan een vordering diende te voldoen (bijvoorbeeld het betalen van een factuur) of waarbinnen zij een handeling diende te verrichten (bijvoorbeeld het aanvaarden van een aanbod). Tevens kan aan de orde komen of de verjaring van een vordering tijdig is gestuit. Om een verjaringstermijn te stuiten dient een schuldeiser de schuldenaar te sommeren zijn vordering te voldoen. De meeste vorderingen verjaren na vijf jaar. De schuldeiser dient derhalve binnen vijf jaar een stuitingsbrief te zenden. In alle bovengenoemde voorbeelden is het van zeer groot belang dat de factuur of de mededeling tijdig de geadresseerde bereikt.
Ontvangsttheorie
In Nederland geldt in het civiele recht de ontvangsttheorie: een tot een bepaalde persoon gerichte verklaring heeft slechts werking, indien die verklaring de persoon heeft bereikt. Om geschillen te voorkomen over de vraag of een boodschap met belangrijke consequenties de beoogde ontvanger heeft bereikt, kiest men vaak voor het versturen van zo'n boodschap per aangetekende brief. Maar het enkele feit dat iemand een brief aangetekend heeft verzonden, wil nog niet zeggen dat de brief de geadresseerde heeft bereikt. De geadresseerde kan verhuisd zijn. Het is daarom onvoldoende indien de verzender volstaat met het aangetekend versturen van de brief. De verzender moet immers ook bewijzen dat de aangetekende brief aan de ontvanger is aangeboden.
Mededeling moet ontvanger bereiken
De Hoge Raad heeft onlangs nog eens beslist, dat de verzender dient te bewijzen dat hij de brief aangetekend naar het juiste adres heeft verzonden en bovendien aannemelijk dient te maken dat de brief (tijdig) aan de geadresseerde is aangeboden op de wijze die daartoe ter plaatse van bestemming is voorgeschreven.
De Hoge Raad vernietigde de uitspraak van de rechtbank waarin wordt aangenomen dat een brief tijdig is aangeboden indien de adressering juist is en de aangetekende brief niet is teruggekomen.
Volgens veel lagere rechters is het omgekeerde eerder het geval: indien een brief wél door TPG is geretourneerd (onder vermelding van: geweigerd, na achtergelaten kennisgeving niet afgehaald, of iets dergelijks met datum) kan men een vermoeden van (tijdige) correcte aanbieding wél aannemelijk maken. De Hoge Raad straft deze opvatting van lagere rechters af.
Tips: bewijs van ontvangst
Hieronder volgen enkele praktische tips voor het verzenden van mededelingen met belangrijke (juridische) consequenties:
1. Controleer het adres. Indien u een onderneming, stichting of vereniging aanschrijft kunt u het telefoonnummer van de Kamer van Koophandel bellen voor adresgegevens, telefoonnummer 0900 - 1234567. Tevens kunt u een uittreksel uit het handelsregister bij de Kamer van Koophandel opvragen.
Indien u een natuurlijk persoon aanschrijft, maar u bent niet op de hoogte van de recente adresgegevens, dan kunt u uw advocaat vragen of hij/zij de gemeente waar de persoon laatstelijk woonde, wil verzoeken de nieuwe adresgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie te verstrekken.
2. Bewaar het verzendbewijs van uw aangetekende brief zeer nauwkeurig. Dit dient immers tot bewijs van het aangetekend verzenden. TPG heeft voor bedrijven een extra service: de zogenaamde ´track and trace service´. Via internet kunt u bijhouden of TPG de brief heeft aangeboden, waar de brief zich bevindt en of de brief reeds retour is gezonden naar de afzender. De aangetekende brief wordt door TPG voorzien van een nummer. Bewaar dit nummer goed, zodat u via de service kunt natrekken wat er met uw poststuk is gebeurd. Om gebruik te kunnen maken van deze service van TPG, dient u in het bezit te zijn van een klantnummer. Dit klantnummer kunt u aanvragen via TPG Post Business Service (076-527 27 27). Meer informatie over de ´track and trace service´ staat vermeld op internet:
www.postplaza.nl.
3. Zendt uw brief aangetekend met bericht van ontvangst. Dit kunt u doen door TPG de opdracht te geven de brief aangetekend ´met handtekening retour´ te verzenden. Bij deze opdracht dient u een verzendbewijs in te vullen en ontvangt u na uitreiking van de zending in een envelop een kaart, voorzien van de handtekening van de ontvanger en de datum van ontvangst. Bewaar dit bewijs goed.
4. Indien de geadresseerde de aangetekende brief weigert of niet afhaalt op het postkantoor, zendt TPG de aangetekende brief, voorzien van datum en mededeling ´geweigerd´ of ´niet afgehaald´ doorgaans retour aan de afzender. Indien u een aangetekende brief geretourneerd krijgt met de opmerking ´geweigerd´, bewaar deze dan goed: hiermee kunt u in een eventuele procedure aannemelijk maken dat de brief tijdig aan de geadresseerde is aangeboden.
5. In plaats van het aangetekend met handtekening retour verzenden van de brief, kunt u ervoor kiezen de geadresseerde daags na het verzenden van uw brief te bellen en hem/haar te vragen de ontvangst van de brief schriftelijk te bevestigen. Indien u reden heeft om aan te nemen dat de geadresseerde hier niet aan mee zal werken, verdient de eerste mogelijkheid (het aangetekend verzenden met handtekening retour) aanbeveling.
Ook verdient het aanbeveling de ontvangst van de door u verzonden documenten mondeling te laten bevestigen.
6. Indien u ervoor kiest uw mededeling per fax of e-mail te verzenden: bewaar het verzendbewijs. Bij een e-mailbericht kunt u ook kiezen voor een ontvangstbevestiging.