Staan alle mails in postvak in, werk je met veel mapjes, delete je vrijwel alles?
Ik werk met heel veel mapjes.
Eigenlijk stop ik iedere mail in een map die ik kan linken aan het onderwerp.
En ook een belangrijke map "lopende zaken / to do".
Postvak IN wil ik zoveel mogelijk leeg houden.
Wat hier in staat moet ik zsm oppakken.
Doei!
cheers mate
*afgewerkt hangt natuurlijk van de mail af, de één kan gewoon verwijderd worden, de ander moet een antwoord krijgen en weer een ander is alleen even een kwestie van lezen, het punt is dat er niks meer mee gedaan hoeft te worden als het niet meer in de inbox staat
Nerd alert!quote:Op zondag 3 oktober 2021 11:45 schreef RealRS het volgende:
Hier bijna geen mail meer alles loopt via Slack en daarvoor via Teams.
Zelfde hier. Al zijn wij van Slack naar Teams gegaanquote:
Hier bijna geen mail meer alles loopt via Slack en daarvoor via Teams.
had liever nog Slack gehadHerkenbaar, ik zie het ook bij collega's.
Maar ik zou dan compleet het overzicht kwijt raken
Rol1: paar mapjes om te archiveren. De inbox is leeg. Dit gaat voor een deel met automatische regels.
Rol2: heel veel mapjes. Mix tussen chaos en netjes. Hier werken mijn 3 directe collega’s ook uit.
Mapje 'Bewaren' voor echte bewaardingen, daar kan ik dan de zoekfunctie gebruiken
Aantal andere mapjes op onderwerp.
Ik heb collega's die hebben mapjes op de naam van collega van wie ze de mail hebben gekregen... kunnen dus nooit iets terugvinden want hoe weet je nou welk mailtje door wie is gestuurd
Gewoon je werk doen zodat mail zich niet ophooptquote:
Toch nog wat mensen die alles in IN laten staan.
Herkenbaar, ik zie het ook bij collega's.
Maar ik zou dan compleet het overzicht kwijt raken
Haha eens, is een tech bedrijf. Al werken we ook met een multinational samen die alles mailen maar dat ben je al snel zat. Uiteraard moet iedereen er wel mee werken, anders heeft het geen zin. Voelt net als vroeger MSN'en en Facebooken.quote:
Ik heb wel teams maar wij gebruiken het niet/nauwelijks en hoe het geïmplementeerd is verdiend geen schoonheidsprijsquote:
[..]
Haha eens, is een tech bedrijf. Al werken we ook met een multinational samen die alles mailen maar dat ben je al snel zat. Uiteraard moet iedereen er wel mee werken, anders heeft het geen zin. Voelt net als vroeger MSN'en en Facebooken.
Slack nog nooit gebruikt.
Voor m'n vakantie "alles" uit postvak in verwijderd, nog minder dan 100 mails openstaan toen
Mijn postvak in is uiteindelijk altijd helemaal leeg. Zo niet, dan heb ik mijn werk nog niet gedaan.
Dat doe ik ook.quote:Op zondag 3 oktober 2021 11:58 schreef Mortaxx het volgende:
Gewoon je werk doen zodat mail zich niet ophoopt
Maar ik moet ook veel bewaren.
Dat. Vroeger alles in mapjes, maar dat is volledig achterhaald.quote:
Alles in postvak in. De zoekfunctie is er niet voor niets.
In m'n Postvak In staan 5 - 20 mails waar ik iets mee moet doen.
Submapje Afgehandeld voor alle afgehandelde mails waar ik niks meer mee hoef.
Verzonden items waar ik antwoord op verwacht vink ik aan voor Opvolgen (als Taak), zodat ik die kan bewaken.
Alles dat niet belangrijk is gaat gelijk gedeletet worden. Zoals mensen die 'beantwoord allen' kiezen, zo irritant, krijgt iedereen (100 mensen) dat bericht, terwijl het maar voor 1 is bedoeld. Grrr!
Of mensen die 'n mail sturen, zakelijk of niet-zakelijk, en dan alle emailadressen in de 'cc' doen ipv 'bcc'. Dubbel Grrr!
Ik heb ooit geprobeerd te sorteren maar dat is een gebed zonder eind en zorgt er alleen maar voor dat ik een tijdje vergeet in de andere vakjes te kijken.
Dit, op mijn mail gaat een deel automatisch naar wat mappen die ik eigenlijk zelden bekijk de rest lees ik twee keer per week door of zo.quote:
Hier bijna geen mail meer alles loopt via Slack en daarvoor via Teams.
Dit ongeveer. Ik gooi weinig weg, koek en taart meldingen gaan wel direct weg. Het gros is echter binnen een paar minuten tot een uur afgehandeld en dat blijft dan in postvak in staan voor als er toch een opleving ontstaat. Uitgaande mail doe ik ook altijd in postvak in, dan staat alles lekker bij elkaar.quote:
Postvak in het liefst zo leeg mogelijk.
Mapje 'Bewaren' voor echte bewaardingen, daar kan ik dan de zoekfunctie gebruiken
Aantal andere mapjes op onderwerp.
Ik heb collega's die hebben mapjes op de naam van collega van wie ze de mail hebben gekregen... kunnen dus nooit iets terugvinden want hoe weet je nou welk mailtje door wie is gestuurd
Zo nu en dan alles van postvak in dat een jaar of ouder is weg doen. Ook afhankelijk van de ruimte in de box.
Verder een map bewaren en wat mappen op thema/onderwerp/project.
Dat in mappen sorteren op afzender heb ik nooit begrepen. Dat is wel de simpelste sorteerslag die je on the fly kunt doen.
Alles in mijn inbox en zo'n 700 ongelezen mailtjes. Als ik aan het onderwerp al zie dat het me vrij weinig boeit dan open ik het niet.
Doing
On hold
Done
Overig
Zo vanuit m’n postvak in naar één van bovenstaande mapjes.
Ik heb zoiezo zelden last van een overvolle mailbox behalve als ik net terugkom van vakantie. Scheelt ook dat ik het nooit zo ver laat komen. Als ik aan het einde van mijn werkdag nog veel ongelezen mails heb, blijf ik gerust een half uurtje of een uurtje langer om mijn achterstand weg te werken voordat ik mijn laptop dicht doe. Nadeel daarvan is dan weer natuurlijk dat ik regelmatig onbetaalde uurtjes overwerk. Maar het geeft mij meer rust.
Verder alleen een aantal belangrijke mailen Jes in een aparte map geplaatst.
Aangezien Outlook een prima zoekfunctie heeft, gebruik ik die liever dan mijn tijd verpesten met alles in mapjes te plaatsen die nooit meer nakijk.
Deel van de mapjes gewoon met berichtregels de rest doe ik handmatig.
Dan nog stroomt mijn postvak in altijd giga vol en krijg ik het lastig weggewerkt. Zodra het afgehandeld verwijder ik de mail of gaat ie naar een mapje.
Hoeveel mails krijgen jullie op een gemiddelde werkdag binnen? Intern + extern.
Bij mij is het gauw 30 - 50 berichten per werkdag.
Ook rond de 30 tot 50.quote:Op zondag 3 oktober 2021 19:50 schreef Spiegelei het volgende:
Ik werk veel met mapjes voor lopende projecten.
Deel van de mapjes gewoon met berichtregels de rest doe ik handmatig.
Dan nog stroomt mijn postvak in altijd giga vol en krijg ik het lastig weggewerkt. Zodra het afgehandeld verwijder ik de mail of gaat ie naar een mapje.
Hoeveel mails krijgen jullie op een gemiddelde werkdag binnen? Intern + extern.
Bij mij is het gauw 30 - 50 berichten per werkdag.
Veel meegenomen in cc. Daar hoef ik vaak niks mee.
Ben blij met mijn map: lopende zaken.
Daar kijk ik regelmatig in en weet ik weer waar ik achteraan moet of wat ik nog moet beantwoorden.
Ook de taken lijst ben ik fan van
Max op 1 dag: 547quote:
Hoeveel mails krijgen jullie op een gemiddelde werkdag binnen? Intern + extern.
Bij mij is het gauw 30 - 50 berichten per werkdag.
Max gemiddeld over 1 week: 373
Op een goede week: 70 per dag
Wel veel in cc, of waar geen actie voor nodig is van mijn kant.
. Ik heb een mappenstructuur die ik heb genummerd, zodat het belangrijkste bovenaan staat.
Verder heb ik meestal wel een stuk of 50 mails waar ik eigenlijk iets mee moet in m'n inbox.
Ik gebruik de volgende hacks:
- Alle standaard rapporten gaan met een rule in het juiste mapje.
- Vroeger liet ik een mail in de inbox staan als ik nog een antwoord/bevestiging verwachtte. Tegenwoordig zet ik een reminder op de laats verzonden mail. De originele mail gaat gewoon in de juiste map. De verzonden mail komt dan later gewoon als reminder omhoog. Als je al antwoord hebt gehad, dan weet je dat echt wel als die reminder naar boven komt. Heb je nog geen antwoord gehad, dan klik je de mail open, zonder eerst in je verzonden items te zoeken. Reply to all en even beleefd vragen hoe het staat. Nieuwe reminder instellen op je verzonden mail en zo mis je dus niks, maar je inbox blijft overzichtelijker.
- Verder check ik altijd op beschikbaar voor ik een uitnodiging de wereld inslinger.
Ik reserveer ook tijd voor taken die me veel tijd kosten in m'n agenda.quote:
En ik heb dagelijks een stuk of 10 mailtjes waarvan ik zeker wil weten dat ik het antwoord niet wil missen. Als ik daar elke keer een uurtje voor moet reserveren, dan komt het niet goed
In 'postvak in' staan max.50 items waar IK nog actie op moet ondernemen. Als dit boven de 50 komt, moet ik even op de rem staan en block ik meer tijd voor mezelf om dingen af te handelen of over de schutting te gooien.
Tegenwoordig heb ik twee mappen waar ik mijn berichten naar toe verhuis. Staan ze daarin, hoef ik er niets meer mee te doen.
Mijn postvak in probeer ik schoon te houden (dus verplaatsen), maar dat lukt niet altijd. Dus 1x in de zoveel tijd een schoningsactie.
Soms een mooie todo of een rood kleurtje eraan en door.
Vroeger vond ik het vervelend als er een getalletje erbij stond (aantal ongelezen mail), nu maakt het me niet meer uit. Ook wel lekker.
rebelsquote:
Alles blijft gewoon in postvak in. Wat ik niet binnen een paar dagen oppak categorie todo zodat het gescheiden staat van de overige mail. Alles wat gedaan is gaat richting de map done
Van begin project tot daadwerkelijk in bedrijfstelling zit een aardig tijd tussen.
Dan maak ik mappen aan met een projectnummer en regels in Outlook dat e-mails met dat projectnummer direct in die desbetreffende map komen.
Zijn de mails niet belangrijk genoeg kunnen ze verwijderd worden. Zitten er in die mails belangrijke certificaten/rapporten blijven ze daar zodat ze altijd makkelijk op te rakelen zijn indien nodig.
Hier ingedeeld naar installaties (5 stuks),-onderdeel (vele onderdelen per installatie), inhoud: media gas, water, stoom, rookgassen.
Verder veel storingsanalyses en Key Perfomance Indicators, ook elk in mappen.
Verder werken we met SAP: belangrijke mails worden daar aan gehangen, zodat deze terug te vinden zijn op projectnr. ed.
Mapjes zijn niet heel gedetailleerd, een voor elke klant, eentje voor IT shit, eentje voor HR shit en een mapje 'overig' wat by far de grootste map is. En om mails terug te vinden gebruik ik meestal gewoon de zoekfunctie.
Met redelijk wat specifieke mapjes waar behandelde mail in gaat die bij een specifiek topic horen.
Alles ouder dan 3 mnd gaat een enorm (en gebackupped) archief in.
Wat specifieke mail zoals HR / OR / MDR / QMS gaat specifieke mapjes in. Wat operationele shit voor plm/bugs gaat automagisch specifieke mapjes in.
En dan nog een inbox of 5 aan 'gezamelijke' inboxen ...
Geeft wel wat rust om 5uur lijkt mequote:
Alles in Inbox laten staan en aan t eind de dag: ctrl-a+shift-del
Doei!
Mijn werk is geen Outlook. Daar kijk ik 2 keer op een dag naar, lees alles door en klaar is het.
Als je echt tientallen mails op een dag krijgt dan doe je toch wat verkeerd. Of je werk is gewoon Outlook.
Ik krijg mijn dossiers elke ochtend en avond in een rode box binnen.quote:
Hoe ziet jou mailbox er op het werk uit?
Staan alle mails in postvak in, werk je met veel mapjes, delete je vrijwel alles?
Ik werk met heel veel mapjes.
Eigenlijk stop ik iedere mail in een map die ik kan linken aan het onderwerp.
En ook een belangrijke map "lopende zaken / to do".
Postvak IN wil ik zoveel mogelijk leeg houden.
Wat hier in staat moet ik zsm oppakken.
Digitale dossiers/mails/stukken via de mail uiteraard. Ik laat alles in Postvak IN staan. Als ik op een mail later terug wil komen dan markeer ik het als ongelezen.
Dit idd en dan flag ik het.quote:
Een grote inbox hoop. Wel allemaal "gelezen". Ik krijg er stress van als ik 100en ongelezen emails heb.
Echt belangrijke mails sla ik nog wel eens op de schijf op bij het project waar het hoort.
Die zoekfunctie van outlook werkt niet altijd even geweldig.
Jammer genoeg is dat tegenwoordig wel een feit voor veel mensen.quote:
Wat doet iedereen moeilijk zeg met mapjes, volgorde, naampjes en weet ik wat nog meer.
Mijn werk is geen Outlook. Daar kijk ik 2 keer op een dag naar, lees alles door en klaar is het.
Als je echt tientallen mails op een dag krijgt dan doe je toch wat verkeerd. Of je werk is gewoon Outlook.
Zeker als manager ben bijna hele dagen bezig met mail beantwoorden en uitzetten.
Alles wat daarin staat daar moet ik iets mee.
Belangrijke mails versleep ik naar mapjes. De rest verwijder ik direct.
Alle mails die ik nog moet oppakken zet ik op ongelezen. Alles waar ik nog wat mee moet zet ik op starred.
[ Bericht 29% gewijzigd door HPoi op 05-10-2021 16:52:19 (14.000) ]
Ik heb nog nergens het regelcriterium 'vervelend' kunnen vinden.quote:Op dinsdag 5 oktober 2021 13:52 schreef HPoi het volgende:
Alle vervelende systeemmails kijlt ie automatisch in de prullenbak, kwestie van regels instellen.
Systeemmails lees ik altijd wel even want soms moet je er echt iets mee. Zo niet dan verwijderen, gelijk met de koek en taart meldingen en de 'waarom moet ik altijd de vaatwasser leegruimen' mails. In die zin zou ik mail naar 'iedereen' eerder met een regel laten verwijderen dan systeemmails.
Ik check op reguliere basis de systemen zelf, zodoende zijn al die herinneringen enzovoort vanuit die systemen overbodig. Staan direct in mijn prullenbak.quote:
[..]
Ik heb nog nergens het regelcriterium 'vervelend' kunnen vinden.
Systeemmails lees ik altijd wel even want soms moet je er echt iets mee. Zo niet dan verwijderen, gelijk met de koek en taart meldingen en de 'waarom moet ik altijd de vaatwasser leegruimen' mails. In die zin zou ik mail naar 'iedereen' eerder met een regel laten verwijderen dan systeemmails.
goeie tip!quote:
Vroeger liet ik een mail in de inbox staan als ik nog een antwoord/bevestiging verwachtte. Tegenwoordig zet ik een reminder op de laats verzonden mail. De originele mail gaat gewoon in de juiste map. De verzonden mail komt dan later gewoon als reminder omhoog. Als je al antwoord hebt gehad, dan weet je dat echt wel als die reminder naar boven komt. Heb je nog geen antwoord gehad, dan klik je de mail open, zonder eerst in je verzonden items te zoeken. Reply to all en even beleefd vragen hoe het staat. Nieuwe reminder instellen op je verzonden mail en zo mis je dus niks, maar je inbox blijft overzichtelijker.
Verder delete ik nooit een email.
Daarnaast heb ik een map belangrijke emails voor b.v. bepaalde templates en resources en zo.
De rest het merendeel belandt gewoon in mijn postvak in. Belangrijke dingen markeer ik als ongelezen totdat die taak af is. Onbelangrijke klik ik op om het binnen 0,1 seconden te skimmen om te checken of het belangrijk is.
Het is wel een hoop werk als ik terug ben van vakantie dan moet ik door honderden mails. Maar als je het verder dagelijks bijhoudt is het te doen.
Haha dat was ook bij ons de bedoeling. Outlook en Teams (destijds Skype) gebruikten we natuurlijk naast elkaar. Daar kwam Slack bij om het aantal e-mails te verminderen maar intussen is het gewoon Outlook + Teams + Slack gewordne.quote:
Hier bijna geen mail meer alles loopt via Slack en daarvoor via Teams.
Mijn postvak in bestaat uit open topics. Als ik iets af heb gerond gaat ofwel naar een map
Done (voor algemene dingen)
Groot project 1
Groot project 2
Land 1
Land 2
Land ..
Land 15
etc
Hoe sleep je een mail in outlook naar een takenlijst?
https://support.microsoft(...)09-a7f7-62b70a57ec18quote:
Ik denk bij sommige van jullie comments wel van: wow zo wil ik het ook doen maar hoe dan.
Hoe sleep je een mail in outlook naar een takenlijst?
Dat laatste mag ik niet meer. De ICT'ers hebben besloten dat archieven in Outlook niet meer mag, want: dat kan ons netwerk niet aan. Enfin, nu probeer ik te werken met mapjes (per project). Het kost mij meer tijd. En ik probeer na het lezen van een e-mail sneller ctrl + d te typen als de e-mail niet bewaard hoeft te worden. Ik gooi dus meer weg om te voorkomen dat Outlook uit z'n GB-jasje groeit. Maar mijn oude manier van werken ... ik mis 'm zo nu en dan nog wel.
Als je een archief maakt dan kan dat in een aparte map die niet op de mailserver staat. Dat zal al op minder weerstand leiden bij ict dan wel op de mailserver.quote:
En één keer per jaar maakte ik een nieuw archief-bestand.
[...]
Dat laatste mag ik niet meer. De ICT'ers hebben besloten dat archieven in Outlook niet meer mag, want: dat kan ons netwerk niet aan.
Maar een postvak is geen archief natuurlijk. Beter is het om je werk niet in je postvak te organiseren maar in een archief wat is geoptimaliseerd per onderwerp.
Helaas, alles MOET op de server. Gebruikers mogen geen archieven meer maken of bewerken. Die functionaliteit is gewoon uit Office gesloopt door de ICT-afdeling.quote:
[..]
Als je een archief maakt dan kan dat in een aparte map die niet op de mailserver staat. Dat zal al op minder weerstand leiden bij ict dan wel op de mailserver.
Maar een postvak is geen archief natuurlijk. Beter is het om je werk niet in je postvak te organiseren maar in een archief wat is geoptimaliseerd per onderwerp.
Mijn online postvak, gewoon in postvak met 29 ongelezen mails en en 500+ gelezen mails.
Zodat je een deel van je dag kwijt bent aan sorteren en archiveren terwijl de zoekfunctie uitstekend werkt op het moment dat je iets nodig hebt.quote:
[..]
Als je een archief maakt dan kan dat in een aparte map die niet op de mailserver staat. Dat zal al op minder weerstand leiden bij ict dan wel op de mailserver.
Maar een postvak is geen archief natuurlijk. Beter is het om je werk niet in je postvak te organiseren maar in een archief wat is geoptimaliseerd per onderwerp.
Sowieso is een mailbox niet bedoeld om werk te organiseren, daar zijn een stuk betere methoden voor.