Hoe ziet je postvak uit op het werk?

Alles in Postvak IN standaard 300 ongelezen emails, als ze me geen derde herinnering sturen was het vast niet belangrijk.

Ik heb ooit geprobeerd te sorteren maar dat is een gebed zonder eind en zorgt er alleen maar voor dat ik een tijdje vergeet in de andere vakjes te kijken.

De inbox zo leeg mogelijk. Afgehandelde mails gaan weg of naar het archief. Dat archief heeft dan wel weer verschillende submappen.

quote:

Op zondag 3 oktober 2021 11:45 schreef RealRS het volgende:
Hier bijna geen mail meer alles loopt via Slack en daarvoor via Teams.

Dit, op mijn mail gaat een deel automatisch naar wat mappen die ik eigenlijk zelden bekijk de rest lees ik twee keer per week door of zo.

quote:

Op zondag 3 oktober 2021 11:57 schreef Blues het volgende:
Postvak in het liefst zo leeg mogelijk.
Mapje 'Bewaren' voor echte bewaardingen, daar kan ik dan de zoekfunctie gebruiken
Aantal andere mapjes op onderwerp.

Ik heb collega's die hebben mapjes op de naam van collega van wie ze de mail hebben gekregen... kunnen dus nooit iets terugvinden want hoe weet je nou welk mailtje door wie is gestuurd

Dit ongeveer. Ik gooi weinig weg, koek en taart meldingen gaan wel direct weg. Het gros is echter binnen een paar minuten tot een uur afgehandeld en dat blijft dan in postvak in staan voor als er toch een opleving ontstaat. Uitgaande mail doe ik ook altijd in postvak in, dan staat alles lekker bij elkaar.

Zo nu en dan alles van postvak in dat een jaar of ouder is weg doen. Ook afhankelijk van de ruimte in de box.

Verder een map bewaren en wat mappen op thema/onderwerp/project.

Dat in mappen sorteren op afzender heb ik nooit begrepen. Dat is wel de simpelste sorteerslag die je on the fly kunt doen.

Chaos.

Alles in mijn inbox en zo'n 700 ongelezen mailtjes. Als ik aan het onderwerp al zie dat het me vrij weinig boeit dan open ik het niet.

To-Do
Doing
On hold
Done
Overig

Zo vanuit m’n postvak in naar één van bovenstaande mapjes.

Alles staat gewoon in postvak in. Belangrijke mails waar ik later nog actie op moet ondernemen zet ik een notitie van in mijn agenda. Ik zie geen nut in het sorteren van mails in diverse mapjes. Volgens mij kan je die tijd beter besteden aan het... beantwoorden van mails.

Ik heb zoiezo zelden last van een overvolle mailbox behalve als ik net terugkom van vakantie. Scheelt ook dat ik het nooit zo ver laat komen. Als ik aan het einde van mijn werkdag nog veel ongelezen mails heb, blijf ik gerust een half uurtje of een uurtje langer om mijn achterstand weg te werken voordat ik mijn laptop dicht doe. Nadeel daarvan is dan weer natuurlijk dat ik regelmatig onbetaalde uurtjes overwerk. Maar het geeft mij meer rust.

Per klant een apart mapje.

Een grote inbox hoop. Wel allemaal "gelezen". Ik krijg er stress van als ik 100en ongelezen emails heb.

Alles in Postvak In en eens in de zoveel tijd archiveer ik alle mailtjes ouder dan x dagen.

Verder alleen een aantal belangrijke mailen Jes in een aparte map geplaatst.

Aangezien Outlook een prima zoekfunctie heeft, gebruik ik die liever dan mijn tijd verpesten met alles in mapjes te plaatsen die nooit meer nakijk.

Ik werk veel met mapjes voor lopende projecten.
Deel van de mapjes gewoon met berichtregels de rest doe ik handmatig.
Dan nog stroomt mijn postvak in altijd giga vol en krijg ik het lastig weggewerkt. Zodra het afgehandeld verwijder ik de mail of gaat ie naar een mapje.

Hoeveel mails krijgen jullie op een gemiddelde werkdag binnen? Intern + extern.
Bij mij is het gauw 30 - 50 berichten per werkdag.

Hier ook alles netjes gesorteerd in mapjes

quote:

Op zondag 3 oktober 2021 19:50 schreef Spiegelei het volgende:


Hoeveel mails krijgen jullie op een gemiddelde werkdag binnen? Intern + extern.
Bij mij is het gauw 30 - 50 berichten per werkdag.

Max op 1 dag: 547
Max gemiddeld over 1 week: 373
Op een goede week: 70 per dag
Wel veel in cc, of waar geen actie voor nodig is van mijn kant.

Vrij leeg. Alles gaat uit de inbox. Weg ermee.

Ik krijg dagelijks 100 mails .

Ik heb een mappenstructuur die ik heb genummerd, zodat het belangrijkste bovenaan staat.

Verder heb ik meestal wel een stuk of 50 mails waar ik eigenlijk iets mee moet in m'n inbox.

Ik gebruik de volgende hacks:

- Alle standaard rapporten gaan met een rule in het juiste mapje.

- Vroeger liet ik een mail in de inbox staan als ik nog een antwoord/bevestiging verwachtte. Tegenwoordig zet ik een reminder op de laats verzonden mail. De originele mail gaat gewoon in de juiste map. De verzonden mail komt dan later gewoon als reminder omhoog. Als je al antwoord hebt gehad, dan weet je dat echt wel als die reminder naar boven komt. Heb je nog geen antwoord gehad, dan klik je de mail open, zonder eerst in je verzonden items te zoeken. Reply to all en even beleefd vragen hoe het staat. Nieuwe reminder instellen op je verzonden mail en zo mis je dus niks, maar je inbox blijft overzichtelijker.

- Verder check ik altijd op beschikbaar voor ik een uitnodiging de wereld inslinger.

Die reminders zet ik in mn agenda

Ik laat alles in mijn inbox staan. En alles waar ik nog wat mee moet markeer ik als ongelezen

quote:

Op zondag 3 oktober 2021 22:06 schreef Rene het volgende:
Die reminders zet ik in mn agenda

Ik reserveer ook tijd voor taken die me veel tijd kosten in m'n agenda.

En ik heb dagelijks een stuk of 10 mailtjes waarvan ik zeker wil weten dat ik het antwoord niet wil missen. Als ik daar elke keer een uurtje voor moet reserveren, dan komt het niet goed

Ik sleep alles naar mapje 'done'.

In 'postvak in' staan max.50 items waar IK nog actie op moet ondernemen. Als dit boven de 50 komt, moet ik even op de rem staan en block ik meer tijd voor mezelf om dingen af te handelen of over de schutting te gooien.

Heb veel mapjes, gebruik ze niet meer.

Tegenwoordig heb ik twee mappen waar ik mijn berichten naar toe verhuis. Staan ze daarin, hoef ik er niets meer mee te doen.
Mijn postvak in probeer ik schoon te houden (dus verplaatsen), maar dat lukt niet altijd. Dus 1x in de zoveel tijd een schoningsactie.
Soms een mooie todo of een rood kleurtje eraan en door.

Vroeger vond ik het vervelend als er een getalletje erbij stond (aantal ongelezen mail), nu maakt het me niet meer uit. Ook wel lekker.

Bij ons worden alle mails die ouder dan 2 weken zijn automatisch gewist. Dit kan je niet uitzetten. Belangrijke email sleep je naar verkenner om op te slaan.

quote:

Op zondag 3 oktober 2021 11:32 schreef Mortaxx het volgende:
Alles blijft gewoon in postvak in. Wat ik niet binnen een paar dagen oppak categorie todo zodat het gescheiden staat van de overige mail. Alles wat gedaan is gaat richting de map done

rebels

Mappen.

Van begin project tot daadwerkelijk in bedrijfstelling zit een aardig tijd tussen.

Dan maak ik mappen aan met een projectnummer en regels in Outlook dat e-mails met dat projectnummer direct in die desbetreffende map komen.

Zijn de mails niet belangrijk genoeg kunnen ze verwijderd worden. Zitten er in die mails belangrijke certificaten/rapporten blijven ze daar zodat ze altijd makkelijk op te rakelen zijn indien nodig.

Leuke vraag en leuk lezen hoe anderen het doen.

Hier ingedeeld naar installaties (5 stuks),-onderdeel (vele onderdelen per installatie), inhoud: media gas, water, stoom, rookgassen.

Verder veel storingsanalyses en Key Perfomance Indicators, ook elk in mappen.

Verder werken we met SAP: belangrijke mails worden daar aan gehangen, zodat deze terug te vinden zijn op projectnr. ed.