FOK!forum / Werk, Geldzaken & Recht / Paar vragen over het zoeken van sponsoren voor een evenement
Poolbalzondag 31 mei 2020 @ 19:32
Hoi allen,

Ik ben bezig om een evenement op te zetten waar ik sponsoren voor zoek. Het is een evenement waarbij op verschillende plekken in de stad sport en spel activiteiten worden gedaan, dus geen enorm festival ofzo. Het evenement is non-profit, men kan gratis deelnemen en er zijn geen verkoopstands oid, maar het moet wel financieel gezond zijn en voor mij geen grote financiële risico's met zich mee brengen.

Ik hoop sponsoren te vinden die zich aangesproken voelen door de activiteiten en dat hun type publiek daar aan deelneemt en op die manier zij zich in de kijker spelen.

Maar in hoeverre moet ik aan hen verantwoorden waar ik het sponsorgeld aan besteed? (los van de drugs en hoeren :P)
Die vraag heb ik om een paar redenen. Ten eerste probeer ik natuurlijk vooraf goed te schatten wat de kosten zijn, maar er zullen een aantal onverwachte kosten zijn die ik ook wil dekken. Ten tweede hoop ik dat het evenement een succes is en dat het volgend jaar opnieuw gehouden kan worden. Dan is het wel fijn als er een klein beetje spek op de botten zit.
Kortom: kan ik de sponsors om iets meer geld vragen dan ik uit zal geven?

De bedragen waar het over gaat zijn niet enorm. Ik zou het al fantastisch vinden als er een paar honderd euro overblijft voor volgend jaar, zodat ik van dat geld flyers kan drukken, website betalen, enz.
Ook zou ik het fijn vinden als het evenement een spaarpotje heeft voor onverwachte uitgaven. Als ik zelf plotseling wat moet bijleggen dan is dat prima, maar liever geen paar duizend euro, ofzo.
Verder wil ik gewoon een goede administratie bijhouden zodat erg overzichtelijk is waar het geld naar toe gaat.

Kortom, hoe gaat een non-profit organisatie om met het oppotten van spaargeld? En wat is in dat geval een goede strategie om sponsoren te benaderen?
halfwayzondag 31 mei 2020 @ 20:05
Verzekering?
vergunning?
Beveiliging?
Verkeersplan?
Ehbo?
baskickzondag 31 mei 2020 @ 20:08
Particulier initiatief of vanuit een stichting bijvoorbeeld?

Als eens een jaarverslag van een vergelijkbare organisatie gelezen?
Riozondag 31 mei 2020 @ 22:15
Wat een heerlijke naïviteit ❤️
karr-1zondag 31 mei 2020 @ 22:38
Is de gemeente ook op de hoogte? Hebben die nog eventuele aanvullende eisen of andere zaken? Werk je met vrijwilligers of betaalde krachten?
trein2000maandag 1 juni 2020 @ 00:49
Waarom geen potje onvoorzien opnemen op de begroting? Is vrij gebruikelijk.

En verder inderdaad wat @BasOne al suggereert, giet het geheel in een rechtsvorm.
BasOnemaandag 1 juni 2020 @ 09:39
quote:
0s.gif Op maandag 1 juni 2020 00:49 schreef trein2000 het volgende:
Waarom geen potje onvoorzien opnemen op de begroting? Is vrij gebruikelijk.

En verder inderdaad wat @:basone al suggereert, giet het geheel in een rechtsvorm.
Verkeerde Bas...
sjorsie1982maandag 1 juni 2020 @ 10:17
je kan beter iemand inhuren die er ervaring mee heeft, er zijn wel bureau's die jouw hierin kunnen helpen, begeleiden en die de vergunning kunnen aanvragen. Heb je hier geen ervaring mee dan is het gedoemd te mislukken, alleen al bij de gemeente moet je hele boeken schrijven voordat je maar in aanmerking kan komen voor een vergunning.
Jaeger85maandag 1 juni 2020 @ 11:01
En dat in dit corona tijdperk.
investeerdertjemaandag 1 juni 2020 @ 11:50
quote:
0s.gif Op maandag 1 juni 2020 09:39 schreef BasOne het volgende:

[..]

Verkeerde Bas...
Kick 'm er in! :P
trein2000maandag 1 juni 2020 @ 12:18
quote:
0s.gif Op maandag 1 juni 2020 09:39 schreef BasOne het volgende:

[..]

Verkeerde Bas...
_O- sorry
trein2000maandag 1 juni 2020 @ 12:19
quote:
0s.gif Op maandag 1 juni 2020 10:17 schreef sjorsie1982 het volgende:
je kan beter iemand inhuren die er ervaring mee heeft, er zijn wel bureau's die jouw hierin kunnen helpen, begeleiden en die de vergunning kunnen aanvragen. Heb je hier geen ervaring mee dan is het gedoemd te mislukken, alleen al bij de gemeente moet je hele boeken schrijven voordat je maar in aanmerking kan komen voor een vergunning.
Niet overdrijven. Als je een beetje een fatsoenlijke gemeente hebt begeleiden die je wel in het vergunningen verhaal.
Poolbalmaandag 1 juni 2020 @ 15:07
quote:
1s.gif Op zondag 31 mei 2020 20:05 schreef halfway het volgende:
Verzekering?
vergunning?
Beveiliging?
Verkeersplan?
Ehbo?
Uiteraard! Zal allemaal in de aanvraag moeten, en meer.
Maar dit gaat over wat ik kan voorleggen aan sponsoren.
Poolbalmaandag 1 juni 2020 @ 15:09
quote:
0s.gif Op zondag 31 mei 2020 20:08 schreef baskick het volgende:
Particulier initiatief of vanuit een stichting bijvoorbeeld?

Als eens een jaarverslag van een vergelijkbare organisatie gelezen?
Particulier, maar mocht het herhalen dan is een stichting wellicht handig.

Goeie tip van het jaarverslag.
Poolbalmaandag 1 juni 2020 @ 15:12
quote:
0s.gif Op zondag 31 mei 2020 22:38 schreef karr-1 het volgende:
Is de gemeente ook op de hoogte? Hebben die nog eventuele aanvullende eisen of andere zaken? Werk je met vrijwilligers of betaalde krachten?
Nog niet, ik mik op augustus 2021. Dus ben nu bezig een projectplan te maken.
Zal met voornamelijk met vrijwilligers werken en lokale verenigingen.
Poolbalmaandag 1 juni 2020 @ 15:13
quote:
0s.gif Op maandag 1 juni 2020 00:49 schreef trein2000 het volgende:
Waarom geen potje onvoorzien opnemen op de begroting? Is vrij gebruikelijk.

En verder inderdaad wat @:basone al suggereert, giet het geheel in een rechtsvorm.
Goeie, thanks!
trein2000maandag 1 juni 2020 @ 15:19
Kun je een tipje van de sluier oplichten? Wat ben je van plan?
trein2000maandag 1 juni 2020 @ 15:21
Zorg dat je sponsoren ook wat te bieden hebt! Maakt het hele verhaal een stuk makkelijker.
Poolbalmaandag 1 juni 2020 @ 15:47
quote:
0s.gif Op maandag 1 juni 2020 15:19 schreef trein2000 het volgende:
Kun je een tipje van de sluier oplichten? Wat ben je van plan?
Ja! In een week zullen op verschillende plekken in een kleine stad op verschillende plekken kleine wedstrijden gehouden worden. Denk aan schaken, jeu de boules en andere activiteiten. Ieder evenement wil ik met een lokale vereniging organiseren. Bv het schaken wil ik met de lokale schaakvereniging organiseren.

Sponsoren zouden individuele activiteiten kunnen sponsoren, maar uiteindelijk zoek ik ook een hoofdsponsor.
Omdat het een kleine stad is, met gelukkig behoorlijk wat bedrijvigheid, dacht ik aan lokale bedrijven. Vanzelfsprekend zorg ik dat ze zichtbaar zijn waar mogelijk. Maar meer interactie van bezoekers met de bedrijven zou natuurlijk mooi zijn.
trein2000maandag 1 juni 2020 @ 16:23
quote:
0s.gif Op maandag 1 juni 2020 15:47 schreef Poolbal het volgende:

[..]

Ja! In een week zullen op verschillende plekken in een kleine stad op verschillende plekken kleine wedstrijden gehouden worden. Denk aan schaken, jeu de boules en andere activiteiten. Ieder evenement wil ik met een lokale vereniging organiseren. Bv het schaken wil ik met de lokale schaakvereniging organiseren.

Sponsoren zouden individuele activiteiten kunnen sponsoren, maar uiteindelijk zoek ik ook een hoofdsponsor.
Omdat het een kleine stad is, met gelukkig behoorlijk wat bedrijvigheid, dacht ik aan lokale bedrijven. Vanzelfsprekend zorg ik dat ze zichtbaar zijn waar mogelijk. Maar meer interactie van bezoekers met de bedrijven zou natuurlijk mooi zijn.
Erg leuk plan. Lijkt mij qua sponsoring zo op het eerste gezicht wel uitvoerbaar. Lokale ondernemers zijn vaak best bereid om activiteiten voor het hele dorp te sponsoren.

Is er bijvoorbeeld een optie om een dag(deel) te reserveren voor sponsors. Dat zij op dat moment een ronde kunnen maken met hun personeel. Als teambuilding/bedankje.
Poolbalmaandag 1 juni 2020 @ 18:56
Thanks! Laten deelnemen is een optie, maar ik denk ook dat het bij een aantal activiteiten leuk is om goede toeschouwersplekken te reserveren voor sponsoren. En een verassingsactiviteit met een sponsor opzetten, waarbij de activiteit te maken heeft met hun business. Bijvoorbeeld een architectenbureau sponsort de activiteit waar deelnemers met 10A4 een zo sterk mogelijke constructie maken.

Ik denk dat het bedenken van waarde voor de sponsor me redelijk gaat lukken. Dat is ook iets dat ik een bedrijf kan vragen. Exposure is één ding, maar hoe kunnen we het nog leuker maken voor jullie?

Maar wat ik vooral lastig vind is hoeveel geld kan je vragen? Is het geen probleem om meer te vragen dan de kosten? In hoeverre verantwoord je je uitgaven aan je sponsor?

Misschien hebben we voor schaken bijvoorbeeld nauwelijks kosten omdat de vereniging materiaal en locatie beschikbaar stelt. Maar toch wil je wel wat vragen van een sponsor. Om te compenseren voor andere duurdere activiteiten, maar ook om een gezonde centrale organisatie te hebben. (Nogmaals geen gekkigheid en heldere administratie)
karr-1maandag 1 juni 2020 @ 19:40
Ik neem aan dat je een begroting opstelt vooraf? En dat je dan achteraf laat zien wat er van de begroting terecht is gekomen?

Als het evenement een succes is en je gaat volgend jaar nog een keer, dan kun je best uitleggen dat je het overgebleven geld doorschuift naar volgend jaar. Zolang je maar kunt aantonen dat je het niet zelf achterover drukt.
trein2000maandag 1 juni 2020 @ 19:42
quote:
0s.gif Op maandag 1 juni 2020 19:40 schreef karr-1 het volgende:
Ik neem aan dat je een begroting opstelt vooraf? En dat je dan achteraf laat zien wat er van de begroting terecht is gekomen?

Als het evenement een succes is en je gaat volgend jaar nog een keer, dan kun je best uitleggen dat je het overgebleven geld doorschuift naar volgend jaar. Zolang je maar kunt aantonen dat je het niet zelf achterover drukt.
Daarom stichting.
karr-1maandag 1 juni 2020 @ 19:42
quote:
0s.gif Op maandag 1 juni 2020 19:42 schreef trein2000 het volgende:

[..]

Daarom stichting.
Precies, lijkt me de beste optie
trein2000maandag 1 juni 2020 @ 19:45
quote:
0s.gif Op maandag 1 juni 2020 18:56 schreef Poolbal het volgende:
Thanks! Laten deelnemen is een optie, maar ik denk ook dat het bij een aantal activiteiten leuk is om goede toeschouwersplekken te reserveren voor sponsoren. En een verassingsactiviteit met een sponsor opzetten, waarbij de activiteit te maken heeft met hun business. Bijvoorbeeld een architectenbureau sponsort de activiteit waar deelnemers met 10A4 een zo sterk mogelijke constructie maken.

Ik denk dat het bedenken van waarde voor de sponsor me redelijk gaat lukken. Dat is ook iets dat ik een bedrijf kan vragen. Exposure is één ding, maar hoe kunnen we het nog leuker maken voor jullie?

Maar wat ik vooral lastig vind is hoeveel geld kan je vragen? Is het geen probleem om meer te vragen dan de kosten? In hoeverre verantwoord je je uitgaven aan je sponsor?

Misschien hebben we voor schaken bijvoorbeeld nauwelijks kosten omdat de vereniging materiaal en locatie beschikbaar stelt. Maar toch wil je wel wat vragen van een sponsor. Om te compenseren voor andere duurdere activiteiten, maar ook om een gezonde centrale organisatie te hebben. (Nogmaals geen gekkigheid en heldere administratie)
Ik zou gewoon een min of meer vast bedrag per activiteit hanteren. Als je onder aan de streep maar ongeveer op 0 uitkomt is het goed hoor.
Poolbalmaandag 1 juni 2020 @ 21:04
Thanks allen!