Hoe ga jij hiermee om?
Heb je tips en trucs om deze mail overstroming in goede banen te leiden?
Meteen shiften in mappen, belangrijk, minder belangrijk en troep.quote:Op zaterdag 26 januari 2019 17:59 schreef hartloper het volgende:
Sommige van jullie zullen het wel herkennen. De (zakelijke) mails stromen continue binnen. Je hebt de een nog niet gelezen, laat staan afgehandeld, en je hebt er weer een lading bovenop.
Hoe ga jij hiermee om?
Heb je tips en trucs om deze mail overstroming in goede banen te leiden?
Je hoeft ook niet overal op te antwoorden en al helemaal niet als je vrij bent.
Nee, niet echt.quote:
Sommige van jullie zullen het wel herkennen. De (zakelijke) mails stromen continue binnen. Je hebt de een nog niet gelezen, laat staan afgehandeld, en je hebt er weer een lading bovenop.
Nee gaat zich ook niet om continue te antwoorden.quote:Op zaterdag 26 januari 2019 18:02 schreef etuiedelapiel het volgende:
Meteen shiften in mappen, belangrijk, minder belangrijk en troep.
Je hoeft ook niet overal op te antwoorden en al helemaal niet als je vrij bent.
Maar de ene mail is inderdaad belangrijker dan de ander, en zal sneller actie op ondernomen moeten worden.
Doe je dat shiften handmatig?
En heb je dan uren geblockt dat je die mails gaat beantwoorden?
Bij ons hebben we alle interne e-mails tot een minimum gereduceerd, dat scheelt al een hoop.
Gaat zich erom als ik dadelijk eigen baas ben.quote:Op zaterdag 26 januari 2019 18:12 schreef Citizen.Erased het volgende:
Wat is veel? Zijn het veelal interne e-mails? Hoeveel van die e-mails hebben actie van jou nodig?
Er zullen veel mails binnen komen van klanten, bemiddelingsbureau's met openstaande opdrachten, mailende ambtenaren, zzp collega's, intervisiegroep mailt actief. Denk tussen de 50 en 100 per dag.
Denk dat veel mails wel gelezen dienen te worden en actie op ondernomen moet worden.
Hoe doe je dat?quote:
Ja, dat zal ze lerenquote:en alleen een uurtje 's ochtends en 's middags openen, bekijken en beantwoorden. Als het verder haast heeft bellen ze me maar of lopen ze langs.
In de serverruimte natuurlijk.quote:
Dus je doet nu al de aanname dat je dan veel mails gaat krijgen en je weet niet hoe je die mailstroom dan moet afhandelen? Misschien maar geen ZZP'er worden dan?quote:
[..]
Gaat zich erom als ik dadelijk eigen baas ben.
Er zullen veel mails binnen komen van klanten, bemiddelingsbureau's met openstaande opdrachten, mailende ambtenaren, zzp collega's, intervisiegroep mailt actief. Denk tussen de 50 en 100 per dag.
Denk dat veel mails wel gelezen dienen te worden en actie op ondernomen moet worden.
Ah, gewoon de mailserver down brengen. Oke manquote:
[..]
In de serverruimte natuurlijk.
Maar ff serieus Rinus.quote:
[..]
Ah, gewoon de mailserver down brengen. Oke man
Wat begrijp je niet?
Geen aanname. Onderzoek heeft hier tot geleid.quote:
Dus je doet nu al de aanname dat je dan veel mails gaat krijgen en je weet niet hoe je die mailstroom dan moet afhandelen? Misschien maar geen ZZP'er worden dan?
Naar het mailverkeer, communicatie verkeer etc.
Je mailbox is niet een of ander apparaat met een aan/uit-knop hequote:
[..]
Maar ff serieus Rinus.
Wat begrijp je niet?
Nou, als je geen orde kunt scheppen in (de afhandeling van) e-mails, dan heb je nog wel wat uitdagingen denk ik.quote:
[..]
Geen aanname. Onderzoek heeft hier tot geleid.
Naar het mailverkeer, communicatie verkeer etc.
Dan ken je mijn mailbox niet!quote:
[..]
Je mailbox is niet een of ander apparaat met een aan/uit-knop he
Ik vraag alleen hoe andere dat doen .... om tips eruit te halenquote:
Nou, als je geen orde kunt scheppen in (de afhandeling van) e-mails, dan heb je nog wel wat uitdagingen denk ik.
Heb nu 3 weken verlof maar door die kut iPhone blijf je toch op belangrijke shit reageren hè....
Doe es een foto posten dan van jouw gadgetquote:
[..]
Dan ken je mijn mailbox niet!
Je kunt je mailprogramma toch simpelweg niet openen; of alleen zorgen dat je bepaalde mails op bepaalde tijden binnenkrijgt.quote:
[..]
Doe es een foto posten dan van jouw gadget
Maar daarmee blijft je mailbox wel volstromen. Krijg je de shitload alleen wat later over je heen.quote:
[..]
Je kunt je mailprogramma toch simpelweg niet openen; of alleen zorgen dat je bepaalde mails op bepaalde tijden binnenkrijgt.
Waarom heb je geen zakelijke en een privételefoon dan?quote:
Deze tik hebben, je post dit op zaterdag avond over je zakelijke mail
Heb nu 3 weken verlof maar door die kut iPhone blijf je toch op belangrijke shit reageren hè....
Er zit een offline werken knop in je mailboxquote:
[..]
Maar daarmee blijft je mailbox wel volstromen. Krijg je de shitload alleen wat later over je heen.
Nee, in je mailprogramma.quote:
[..]
Er zit een offline werken knop in je mailbox
Dat moet je aan de molenaar vragen.quote:
Mail is geen chat, vermijd dat je veel op elkaar gaat reageren. Reply all is nog erger.
Verwacht je een discussie via mail, stop dan met de mail en pak de telefoon. Mail later eventueel een samenvatting van wat je besproken hebt.
Eén onderwerp per mail. Zo kun je makkelijker mail afhandelen en/of doorsturen naar de juiste persoon.
Dan kun je ruis op de zender krijgen. Officiële kwesties behandel ik bij voorkeur per mail, dan ligt het vast, ook mijn interpretatie. Een dienstverlener die niet wil mailen, heeft bij mij al een minpunt te pakken.quote:
Verwacht je een discussie via mail, stop dan met de mail en pak de telefoon. Mail later eventueel een samenvatting van wat je besproken hebt.
Ik wil ook niet niet mailen. Ik wil het juist goed gestroomdlijnd krijgenquote:
Een dienstverlener die niet wil mailen, heeft bij mij al een minpunt te pakken.
Hoe werken die filters dan?quote:
Je kunt mail filteren met regels en dus bijvoorbeeld nieuwsbrieven apart zetten.
Niet in iedere nieuwsbrief staat bij onderwerp nieuwsbrief toch?
De repliek was dan ook richting Zeusquote:
[..]
Ik wil ook niet niet mailen. Ik wil het juist goed gestroomdlijnd krijgen
Filteren op afzender, staat vaak ook wel zoiets als nieuwsbrief@mijnzzpbedrijf.nl ofzo.quote:[..]
Hoe werken die filters dan?
Niet in iedere nieuwsbrief staat bij onderwerp nieuwsbrief toch?
• Alles met mijn mailadres in de cc gaat naar de map CC. Die mail verwerk ik als ik tijd over heb, 1 keer verdaag hooguit.
• Alles dat ik via de werk-distributielijsten krijg gaat naar de map Distributie. Ook die mail lees ik hooguit 1 keer per dag.
• Een paar aparte regels voor specifieke onderwerpen/afzenders met bijbehorende mappen.
De rest die overblijft is aan mij persoonlijk gericht en verwerkt ik op basis van mijn eigen inschatting. Kan ik iets in 2 minuten afhandelen dan wordt dat eerder gedaan dan iets waar ik een uur mee bezig ga zijn.
Soms komt er iets nieuws binnen waar ik een nieuwe regel voor aan kan maken, of dat ik kan toevoegen aan een nieuwe regel. Het blijft een terugkerend proces, email stroomlijnen.
Maar het probleem is denk ik dat ik dat moeilijk kan doen.
Want stel ik krijg van 3 bureau's dagelijks mails binnen met opdrachten.
Dan zou ik het het prettigste vinden als ik dit in een mapje "belangrijk" krijg.
Maar ieder bureau zal een andere naam voor @ hebben staan.
Als ik het goed begrijp kan ik wel bepaalde afzenders naar mappen laten gaan via filters?
Dus handmatig invoeren zeg maar.
Vroeger was het makkelijk. Zoek "nieuwsbrief" in onderwerp, of filter op nieuwsbrief@bedrijf.nl, maar helaas doen bedrijven dat niet meer en sturen mail vanuit een algemeen e-mailadres.quote:
[..]
Ik wil ook niet niet mailen. Ik wil het juist goed gestroomdlijnd krijgen
[..]
Hoe werken die filters dan?
Niet in iedere nieuwsbrief staat bij onderwerp nieuwsbrief toch?
Ik heb 2 regels voor nieuwsbrieven.
- als afkomstig van de volgende afzenders. En dat vul ik dan alle e-mailadressen in van wie ik zeker weet dat het alleen nieuwsbrieven stuurt. Soms veranderen bedrijven van afzendadres en vul ik weer aan.
- als er de volgende tekst in voorkomt: en dan knip en plak ik alle verschillende teksten in nieuwsbrief die daar herkenbaar voor zijn, zoals "klik hier om je af te melden", "pas je voorkeuren aan", "ook op de hoogte blijven...", etc.
Het is natuurlijk per situatie inschatten wat je moet doen. Ik bedoelde dat je wilt voorkomen dat je een heel lang antwoord typt, waar vervolgens weer vragen op terug komen, die voor weer mail zorgen die had voorkomen kunnen worden als je de telefoon had gepakt. 🙂quote:
[..]
Dan kun je ruis op de zender krijgen. Officiële kwesties behandel ik bij voorkeur per mail, dan ligt het vast, ook mijn interpretatie. Een dienstverlener die niet wil mailen, heeft bij mij al een minpunt te pakken.
Uitgaande van Microsoft Outlook, ja. Zeker in het begin heb je wel wat werk met het samenstellen van alle verwerkingsregels. De e-mailadressen van die bureau's waar je opdrachten van binnen krijgt zul je handmatig in de verwerkingsregel moeten zetten.quote:
Dat klinkt goed weeleE.
Maar het probleem is denk ik dat ik dat moeilijk kan doen.
Want stel ik krijg van 3 bureau's dagelijks mails binnen met opdrachten.
Dan zou ik het het prettigste vinden als ik dit in een mapje "belangrijk" krijg.
Maar ieder bureau zal een andere naam voor @ hebben staan.
Als ik het goed begrijp kan ik wel bepaalde afzenders naar mappen laten gaan via filters?
Dus handmatig invoeren zeg maar.
Wat inspiratie/hulp:
https://support.office.co(...)f4-ad17-a50704d66c59
https://compuniversity.nl(...)een-map-verplaatsen/
Ik heb een nieuwe smartphone met een mailcliënt (Blackberry i.c.m. Outlook). Als ik loop, in de lift sta, in de auto etc. Zie ik ze binnenkomen, zet ik ze gelijk goed door naar collega's, antwoord ik kort en bondig (snel), archiveer (zit een algoritme op die bepaalde mails herkent en gelijk met een goed voorstel welke map) ik ze in de goede map of laat ik ze staan (als ik ze moet verwerken van een klant op mijn laptop). Grote mails/opdrachten zet ik gelijk als afspraak in mijn agenda om uit te werken (kan je uiteraard ook bundelen). Ik ga geen hele mailwisselingen met mensen doen = bellen of even langs (waar mogelijk).
Ook zitten er een aantal business rules op mijn mailbox die bepaalde spam/onzinnige mails/ter informatie gelijk wegzetten. Hier kan je denken aan nieuwsbrieven die je toch nooit leest of systeemmeldingen.
Wat je ook nog kan doen, is standaard mails al voor getikt klaar hebben staan (is ook een optie). Doe ik niet heel veel maar zou het nog meer kunnen versnellen, als je veel hetzelfde typt.
Waar de meeste mensen nat op gaan:
- Te lange mails (vaak onnodig).
- Mailwisselingen heen en weer, die je makkelijk kan afvangen.
- Geen systeem (hele boxen vol, zodat het overzicht wegvalt).
- Rode vlaggetjes die te lang blijven staan.
- Te langzaam er doorheen.
- Van beneden naar boven werken ipv andersom.
[ Bericht 3% gewijzigd door RealRS op 26-01-2019 21:52:30 ]
Ik heb zo'n 50 filters, en lees alleen me inbox vaak regelmatig (daar komen denk ik 15 e-mails per dag nog in). De rest doe ik in 2 blokken: 1x in de ochtend, 1x rond 3 uur.. Verder dus nooit.
Verder kan je met Airmail snoozen, als todo markeren etc en op die manier is het makkelijk bij te houden.
8-9AM is geblokkeerd in mijn agenda als zijnde ‘reistijd’. Ik neem altijd de tram en in de tussentijd lees en beantwoord ik het gros van de mails. Ook als ik thuiswerk gebruik ik dit uur voor mails.
9-10AM is eveneens geblokkeerd in mijn agenda voor ‘e-mail follow-ups’. Dat is vooral voor de mails die ik niet mobiel kan beantwoorden, bijv. omdat ik spreadsheets moet raadplegen.
Alle mail waar ik in CC sta gaat naar een aparte map. Die check ik tussendoor, 2x per dag. Rond 13u check ik ook de reguliere inbox.
16-17u heb ik geblokkeerd als reistijd en gebruik ik wederom om mails te beantwoorden en/of calls onderweg te doen.
Met dit schema kan ik de rest van de dag doorwerken.
Nee hoor. Ook drie weken vrij en op reis. Telefoon bij me, Outlook verwijderd en kalendersynchronisatie uitgezet. En twee mensen weten dat ze mij mogen bellen als de tent in de spreekwoordelijke fik staat.quote:
Deze tik hebben, je post dit op zaterdag avond over je zakelijke mail
Heb nu 3 weken verlof maar door die kut iPhone blijf je toch op belangrijke shit reageren hè....
dit jaquote:
Mailbox gewoon uitzetten en alleen een uurtje 's ochtends en 's middags openen, bekijken en beantwoorden. Als het verder haast heeft bellen ze me maar of lopen ze langs.
Doe ik sinds kort ook en o boy wat een rust geeft dat.
Verder een paar regels:
Je kunt in outlook regels instellen voor automatisch archiveren. Maar daar slim gebruik van, het scheelt mij 10 emails per dag.
Check je e-mail op vaste momenten en niet gedurende de dag. Deze vind ik zelf heel lastig.
Veel sturen = veel antwoord.
Als je goeie antwoorden wil, stel dan heldere vragen aan de juiste mensen (dus niet 'kun jij dit regelen' zodat de ontvanger door 20-30 pagina's moet scrollen). Wees duidelijk, 'kun jij deze claim verwerken' met een korte samenvatting en wat belangrijke details.
Kopieer zelf ook niet iedereen in.
Email is geen chat!
Mijn belangrijkste tip: laat alleen in je inbox staan waar je zelf nog actie op moet ondernemen. Emails die je normaal laat staan omdat je er nog antwoord op verwacht, archiveren. Als het echt belangrijk is of ik weet dat het najagen pas over een week moet, dan stel ik een reminder in op mijn verzonden email. Mijn verzonden email komt dan omhoog als herinnering op een door mij gekozen tijdstip (gaat mij meestal om iemand een paar dagen tijd geven dus het tijdstip doet er niet toe). Dit zie je niet in je kalender, de betreffende email krijgt wel een belletje of vlaggetje. Als ik voor de herinnering een antwoord heb gehad, dan klik ik de herinnering weg want dat weet je direct. En als ik nog geen antwoord heb gehad, dan heb ik direct de laatst verzonden mail zonder dat ik moet zoeken in verzonden items. Die gebruik ik dus voor het najagen, een reminder heeft meer impact als de originele vraag of reminder zichtbaar is.
Ik ben er zeer consequent in en het is mijn failsafe, hierdoor vergeet ik nooit belangrijke dingen maar ik ga altijd naar huis met rond de 20 emailtjes (en meestal zijn die al weken oud).
[ Bericht 1% gewijzigd door Seven. op 27-01-2019 09:17:04 ]
Ook een hele goeie tip!quote:
je niet overal mee willen bemoeien zorgt ervoor dat je minder e-mails krijgt.
Je inbox is je mapje belangrijk. Verder delete je nieuwsbrieven gewoon direct. En dingen zoals 'weekly report' en 'daily update' kun je een regel op instellen.quote:
Dat klinkt goed weeleE.
Maar het probleem is denk ik dat ik dat moeilijk kan doen.
Want stel ik krijg van 3 bureau's dagelijks mails binnen met opdrachten.
Dan zou ik het het prettigste vinden als ik dit in een mapje "belangrijk" krijg.
Maar ieder bureau zal een andere naam voor @ hebben staan.
Als ik het goed begrijp kan ik wel bepaalde afzenders naar mappen laten gaan via filters?
Dus handmatig invoeren zeg maar.
Het kutte is wel: iedereen heeft weer andere dingen die werken. Mijn collega heeft een regel dat hij [ER] ergens onopvallend bij zijn handtekening zet. Telkens als hij dat doet, dan wordt de betreffende email in zijn mapje 'action' gezet. Maar hij heeft steevast 200+ emails in dat mapje dus ik vind het een bagger oplossing. Voor hem werkt het blijkbaar.
Goed systeemquote:
Ik heb een management baan, waarin ik ook veel mail krijg. Vergelijkbare aantallen. Ik moet zeggen, vergeleken met mijn collega's (die omkomen in de mail), ga ik altijd met een lege mailbox naar huis. Ik lees alles realtime, mensen die cc mails niet lezen, missen een hoop is mijn ervaring.
Ik heb een nieuwe smartphone met een mailcliënt (Blackberry i.c.m. Outlook). Als ik loop, in de lift sta, in de auto etc. Zie ik ze binnenkomen, zet ik ze gelijk goed door naar collega's, antwoord ik kort en bondig (snel), archiveer (zit een algoritme op die bepaalde mails herkent en gelijk met een goed voorstel welke map) ik ze in de goede map of laat ik ze staan (als ik ze moet verwerken van een klant op mijn laptop). Grote mails/opdrachten zet ik gelijk als afspraak in mijn agenda om uit te werken (kan je uiteraard ook bundelen). Ik ga geen hele mailwisselingen met mensen doen = bellen of even langs (waar mogelijk).
Ook zitten er een aantal business rules op mijn mailbox die bepaalde spam/onzinnige mails/ter informatie gelijk wegzetten. Hier kan je denken aan nieuwsbrieven die je toch nooit leest of systeemmeldingen.
Wat je ook nog kan doen, is standaard mails al voor getikt klaar hebben staan (is ook een optie). Doe ik niet heel veel maar zou het nog meer kunnen versnellen, als je veel hetzelfde typt.
Waar de meeste mensen nat op gaan:
- Te lange mails (vaak onnodig).
- Mailwisselingen heen en weer, die je makkelijk kan afvangen.
- Geen systeem (hele boxen vol, zodat het overzicht wegvalt).
- Rode vlaggetjes die te lang blijven staan.
- Te langzaam er doorheen.
- Van beneden naar boven werken ipv andersom.
Mails gebruiken om tijd te blokkeren in mijn kalender ga ik zeker gebruiken!
Ah fijn joh dat dat kan.quote:Op zondag 27 januari 2019 03:34 schreef Tja... het volgende:
[..]
Nee hoor. Ook drie weken vrij en op reis. Telefoon bij me, Outlook verwijderd en kalendersynchronisatie uitgezet. En twee mensen weten dat ze mij mogen bellen als de tent in de spreekwoordelijke fik staat.
Bij mij zijn het een hoop dossiers die niemand anders over kan nemen..
Maar we mogen niet klagen
Is niet automatisch mail op halen op je gsm ook een goed idee?
Ik verstuurde in m'n vorige baan ook veel standaard emails, aangezien ik veel met externe bedrijven samenwerkte in kleine projectjes. Hier kun je ook stukken standaard email voor maken die je vervolgens heel snel met een paar muisklikken weer kan gebruiken. Ik had ze zo gemaakt dat je ze als een soort lego-stenen in elkaar kunt zetten.
Nee, gaat om deze optie:quote:
Die standaard mails zetten jullie in concept?
https://support.office.co(...)8c-9790-3e43ddc4b186
bedrijf waar ik werk is inmiddels al wel wat jaartjes draaiend, maar met 20 min max zijn na een weekend alle mailtjes beantwoord, actie op ondernomen of verwijderd,quote:
[..]
Gaat zich erom als ik dadelijk eigen baas ben.
Er zullen veel mails binnen komen van klanten, bemiddelingsbureau's met openstaande opdrachten, mailende ambtenaren, zzp collega's, intervisiegroep mailt actief. Denk tussen de 50 en 100 per dag.
Denk dat veel mails wel gelezen dienen te worden en actie op ondernomen moet worden.
je maakt er een groter probleem van dan dat het is.. je wordt vanzelf handig erin
nee, maar je kan in het gros van de gevallen gewoon filteren op afzender.quote:
Hoe werken die filters dan?
Niet in iedere nieuwsbrief staat bij onderwerp nieuwsbrief toch?
daarnaast: waarom inschrijven op die nieuwsbrieven?
Op mijn werk hebben de mensen die zich overal mee willen bemoeien (met nadruk op willen) zit de mailbox met 10k ongelezen mailtjes en bij mensen die gewoon hun werk doen komen er een keer 10 per dag binnen.quote:
Vond je dat op vrijdag ook nog prettigquote:
Donderdag was er hele dag een outlook storing
Ja, bij Thunderbird zit onder het menu Bericht een item Filter maken op basis van berichtquote:
Die regels van outlook heeft thunderbird dat ook?