Vereisten Purchase Order?

Index

» werk, geldzaken, recht en de beurs

actieve topics nieuwe topics
abonnement Unibet Coolblue Bitvavo
pi_73038684
Mij werd gevraagd bij ons op het werk de procedures wat te gaan verbeteren en een van de opzienbarende dingen waar ik achter kwam, was dat de afdeling order intake orders invoert die ze telefonisch en per fax en e-mail binnenkrijgen. Ik wil de verplichting invoeren om alleen via een systeemgegenereerd document of in briefvorm met ondertekening etc.

kan iemand mij verwijzen naar online info die kan leiden tot leidraad voor de vereisten die wij moeten stellen aan zo'n order? Worden er ook in ISO zulke vereisten aan documenten gesteld?
Scratch a liberal and you will find a fascist
pi_73039181
Als er telefonisch veel orders binnenkomen kun je de klant een fax ter bevestiging sturen die ondertekend retour moet met naam, afdeling en handtekening. Dat doen ze bij ons ook, werkt prima en houdt de procedure kort.

[ Bericht 3% gewijzigd door Adfundum op 23-09-2009 16:55:39 ]
Some weasel took the cork out of my lunch...
pi_73039790
quote:
Op woensdag 23 september 2009 15:11 schreef Adfundum het volgende:
Als er telefonisch veel orders binnenkomen kun je de klant een fax ter beestiging sturen die ondertekend retour moet met naam, afdeling en handtekening. Dat doen ze bij ons ook, werkt prima en houdt de procedure kort.
Heel veel internationale bedrijven centraliseren hun administratie (bijv. in Polen) en instrueren die afdelingen heel strikt te werken; PO-nummers dien exact te kloppen, 1 digit verkeerd en de faktuur wordt teruggestuurd tezamen met een standaardbriefje dat de faktuur niet acceptabel is. Die gasten checken dus hun systeem (doorgaans SAP) naar het door het systeem aangemaakte ordernummer. Als er toch gebruik wordt gemaakt van een geautomatiseerd systeem om de order aan te maken (wat standaard is in de business waar ik in werk - gaat niet over een zak koekjes ofzo) kan je net zo goed eisen dat ze zo'n order uitdraaien en opsturen / faxen / mailen etc. Ondertekend opsturen heeft natuurlijk mijn voorkeur.
Scratch a liberal and you will find a fascist
pi_73040394
quote:
Op woensdag 23 september 2009 14:56 schreef EdvandeBerg het volgende:
Mij werd gevraagd bij ons op het werk de procedures wat te gaan verbeteren en een van de opzienbarende dingen waar ik achter kwam, was dat de afdeling order intake orders invoert die ze telefonisch en per fax en e-mail binnenkrijgen. Ik wil de verplichting invoeren om alleen via een systeemgegenereerd document of in briefvorm met ondertekening etc.

kan iemand mij verwijzen naar online info die kan leiden tot leidraad voor de vereisten die wij moeten stellen aan zo'n order? Worden er ook in ISO zulke vereisten aan documenten gesteld?
Vreemd. Je vind het opzienbarend dat orders worden geaccepteerd a.d.h.v e-mails, telefoon of fax. Maar vervolgens heb je geen idee hoe het anders zou moeten.

Wat wil je bereiken met de gewijzigde systematiek? Gaat er nu teveel fout? Worden er orders uitgeleverd waar discussies over ontstaan, die door het ontbreken van het document niet opgelost kunnen worden? M.a.w. waarom wil je het bestaande systeem wijzigen? Want niet iedere wijziging is een verbetering. Ook als je gevraagd wordt verbeteringen door te voeren, kan het best wel getuigen van kennis en kunde om te zeggen 'dit onderdeel behoeft geen verbetering'.
"I intend to live forever. So far, so good."
"I have enough money to last me the rest of my life, unless I buy something"
pi_73041175
quote:
Op woensdag 23 september 2009 15:55 schreef JumpingJacky het volgende:

[..]

Vreemd. Je vind het opzienbarend dat orders worden geaccepteerd a.d.h.v e-mails, telefoon of fax. Maar vervolgens heb je geen idee hoe het anders zou moeten.

Wat wil je bereiken met de gewijzigde systematiek? Gaat er nu teveel fout? Worden er orders uitgeleverd waar discussies over ontstaan, die door het ontbreken van het document niet opgelost kunnen worden? M.a.w. waarom wil je het bestaande systeem wijzigen? Want niet iedere wijziging is een verbetering. Ook als je gevraagd wordt verbeteringen door te voeren, kan het best wel getuigen van kennis en kunde om te zeggen 'dit onderdeel behoeft geen verbetering'.
Ik viel zowat van mijn stoel laatst toen ik vroeg om een order van een nieuwe Russische klant, die zomaar op open account is geleverd. Bleek dat de hele order gebaseerd was op een mailtje van iemand bij de klant die zegt; 'Hierbij bestel ik apparaat X zoals telefonisch besproken. Graag snel leveren, het is urgent'. De verantwoordelijke verkoper zit inmiddels in een andere tak van het bedrijf in Japan, voelt zich hiervoor niet meer verantwoordelijk. Enfin, 40 duizend euro waarschijnlijk foetsie.
Scratch a liberal and you will find a fascist
pi_73042029
quote:
Op woensdag 23 september 2009 16:16 schreef EdvandeBerg het volgende:

[..]

Ik viel zowat van mijn stoel laatst toen ik vroeg om een order van een nieuwe Russische klant, die zomaar op open account is geleverd. Bleek dat de hele order gebaseerd was op een mailtje van iemand bij de klant die zegt; 'Hierbij bestel ik apparaat X zoals telefonisch besproken. Graag snel leveren, het is urgent'. De verantwoordelijke verkoper zit inmiddels in een andere tak van het bedrijf in Japan, voelt zich hiervoor niet meer verantwoordelijk. Enfin, 40 duizend euro waarschijnlijk foetsie.
Aangezien je blijkbaar dure apparatuur levert lijkt het mij zinvol om alleen schriftelijke, ondertekende orders te accepteren. Telefonisch vast de order doorgeven zodat alles in werking gezet kan worden en daarna schriftelijk bevestigen is natuurlijk prima. Maar de schriftelijke order is uiteindelijk wat telt. (Let ook op dat de degene die de inkooporder heeft gestuurd en ondertekend wel tekenbevoegd is!)
Wellicht ook zinvol om verschillende betalingsvoorwaarden te gaan hanteren. Betalen op rekening voor goede, bekende klanten. Vooruitbetaling bij nieuwe klanten of onbetrouwbare klanten.
pi_73042215
quote:
Op woensdag 23 september 2009 16:42 schreef viccie het volgende:

[..]

Aangezien je blijkbaar dure apparatuur levert lijkt het mij zinvol om alleen schriftelijke, ondertekende orders te accepteren. Telefonisch vast de order doorgeven zodat alles in werking gezet kan worden en daarna schriftelijk bevestigen is natuurlijk prima. Maar de schriftelijke order is uiteindelijk wat telt. (Let ook op dat de degene die de inkooporder heeft gestuurd en ondertekend wel tekenbevoegd is!)
Wellicht ook zinvol om verschillende betalingsvoorwaarden te gaan hanteren. Betalen op rekening voor goede, bekende klanten. Vooruitbetaling bij nieuwe klanten of onbetrouwbare klanten.
Kijk, jij snapt hem. Dat is de situatie waar we naar toe moeten.

En daarom zoek ik dus naar reeds bestaand voorbeeldmateriaal om op verder te borduren. Want het wiel uitvinden hoeft niet opnieuw en als ik ook nog eens ISO-spul kan laten zien, of richtlijnen bij andere grote bedrijven vandaan, heb ik wat meer armslag. Vergeet niet dat ik mensen zal moeten overtuigen en tegenwerking zal krijgen van mensen met andere prioriteiten of hen die verandering zien als aantasting van hun authoriteit.
Scratch a liberal and you will find a fascist
pi_73042579
quote:
Op woensdag 23 september 2009 16:48 schreef EdvandeBerg het volgende:

[..]

Kijk, jij snapt hem. Dat is de situatie waar we naar toe moeten.

En daarom zoek ik dus naar reeds bestaand voorbeeldmateriaal om op verder te borduren. Want het wiel uitvinden hoeft niet opnieuw en als ik ook nog eens ISO-spul kan laten zien, of richtlijnen bij andere grote bedrijven vandaan, heb ik wat meer armslag. Vergeet niet dat ik mensen zal moeten overtuigen en tegenwerking zal krijgen van mensen met andere prioriteiten of hen die verandering zien als aantasting van hun authoriteit.
Ik weet niet hoe het bij jouw bedrijf werkt, maar een misser van 40k is bij ons toch wel overtuigend genoeg

Ik zal morgen wel eens kijken wat er in ons ISO handboek staat voor nuttigs.
actieve topics nieuwe topics
abonnement Unibet Coolblue Bitvavo
Vereisten Purchase Order?
Index

» werk, geldzaken, recht en de beurs

Forum Opties
Forumhop:
Hop naar:
(afkorting, bv 'KLB')