Het in kaart brengen van bedrijfprocessen

- post dan ook niet -

[ Bericht 66% gewijzigd door GlowMouse op 01-09-2009 15:58:56 ]

Interviews. Ga met de mensen praten, leg een vel papier voor ze neer en vraag of ze daar het proces op willen uittekenen zoals zij dat zien.

quote:

Op dinsdag 1 september 2009 15:58 schreef JuiceJuice het volgende:

[..]

Dat vraag ik niet, ik vraag naar een methodiek.

ohh sorry!

quote:

Op dinsdag 1 september 2009 15:57 schreef Northside het volgende:
Interviews. Ga met de mensen praten, leg een vel papier voor ze neer en vraag of ze daar het proces op willen uittekenen zoals zij dat zien.

Deels heb je gelijk. De noteert zelf alles tijdens het interview en tegen het einde van jouw vragen schets je een proces en dat leg je aan de geïnterviewde voor (of dat doe je achteraf even over de mail) en vraag je of het akkoord is of niet en laat 'm anders wijzigingen voorstellen.

Verder is een geregeld gebruikte methode om bedrijfsprocessen in kaart te brengen Pronto:
http://pronto.sogeti.nl/Home/index.jsp
http://www.sogeti.nl/Home(...)procesmanagement.jsp
http://www.sogeti.nl/imag(...)-2007_tcm6-40327.pdf

straks in je verslag, bron: forum.fok.nl ?

Ja er zijn een aantal modellen waarmee je bedrijfsprocessen kunt analyseren.

Ik heb een boek hierover gelezen, google eens: systeemkunde, analyse van bedrijfsprocessen. de voorkant is groen met allemaal geproduceerde flessen.

ORM

succes

Je kunt beter vragen naar de werkzaamheden, wat het doel is van die werkzaamheden en achterhalen waarom die doelen zijn ingesteld. Daarnaast kijken of er verbanden te leggen zijn met bepaalde processen. Dit moet je echter niet aan de gewone gebruiker vragen, maar bij een superuser kan dit wel. De gewone gebruiker weet wat de werkzaamheden zijn en vaak ook wat het doel van die werkzaamheden is. Over het algemeen zijn bedrijfsprocessen afdelingsoverstijgend

Probeer je vragen meer op de man te spelen en vraag vooral niet naar de bekende weg. Je eerste vraag zou ik bijvoorbeeld deels schrappen.
- Welke werkzaamheden voert u allemaal uit op uw afdeling?
- (evt.) Welke systemen gebruikt u daarbij?
- Maakt u gebruik van informatie of middelen vanuit andere afdelingen?
- Wat gebeurt er met de 'producten' die voortgekomen zijn uit deze werkzaamheden? (veranderen!)
- Wat is het doel van deze werkzaamheden? Wat gebeurt er als u dit werk zou laten vallen? Wat valt er om?
- Heeft u contact met collega's als u deze werkzaamheden uitvoert en op welke momenten is dat?
- Vindt u dat u deze werkzaamheden goed kunt uitvoeren of zijn er punten waarop verbetering gewenst is?

Wat handig is, is om tijdens het interview een processtroomschema voor jezelf te tekenen en die in- en aan te vullen tijdens het interview. Dat is handig om gericht door te kunnen blijven vragen totdat je schema compleet is

MS Visio heeft wat handige tools om processtroomschema's te tekenen. Als je dat niet hebt kan het ook makkelijk in OpenOffice (Draw geloof ik).

wat is dit voor school die zegt dat je iets in kaart moet brengen, maar niet heeft verteld hoe dat kan?

Maar goed, er zijn talloze modellen om processen mee in kaart te brengen. De eerste vraag is of je een tekstuele beschrijving moet geven of een grafische, of misschien beide?

En als je een grafische beschrijving moet maken, dan heb je flink wat opties:







Maar het lijkt me redelijk zinloos om een van deze modellen te pakken, als daar geen onderricht in hebt gehad. Want het gaat je veel te lang kosten om zelf uit te zoeken hoe je bepaalde zaken moet noteren.

quote:

Op maandag 7 september 2009 15:15 schreef humordenaar_ het volgende:
wat is dit voor school die zegt dat je iets in kaart moet brengen, maar niet heeft verteld hoe dat kan?

Maar goed, er zijn talloze modellen om processen mee in kaart te brengen. De eerste vraag is of je een tekstuele beschrijving moet geven of een grafische, of misschien beide?

En als je een grafische beschrijving moet maken, dan heb je flink wat opties:

[ afbeelding ]

[ afbeelding ]

[ afbeelding ]

Maar het lijkt me redelijk zinloos om een van deze modellen te pakken, als daar geen onderricht in hebt gehad. Want het gaat je veel te lang kosten om zelf uit te zoeken hoe je bepaalde zaken moet noteren.

op hogescholen en universiteiten wordt niet alles meer voorgekauwd, dan krijg je voornamelijk feedback op vragen of wordt gepresenteerd hoe de theorie werkelijk is als je het reeds uitgezocht hebt

Hoe diep moet je er op in gaan.

Het hoofdproces van een organisatie is het stellen van doel(en) en deze te bereiken.
vb.

Proces 1
Cyclus dagelijks.

Maak winst -> maken we winst ? ->ja -> doel bereikt
^ Nee <'

Van daaruit kun je steeds dieper gaan.

proces 2 verkoop producten
cyclus dagelijks
2.1 koop in -> 2.2 produceer/verrijk-> 2.3 verkoop -> 2.4 leveren -> 2.5 retouren -> 2.6 garantie

Proces 2.2 produceer
cyclus dagelijks
2.2.1 haal benodigdheden uit magazijn -> 2.2.2 voer per product behandeling uit -> 2.2.3 plaats in magazijn bij geproduceerde eenheden.

proces 2.2.2 saus emmers vullen
cyclus 2 wekelijks
2.2.2.1 pak emmer -> 2.2.2.2 vul met saus -> 2.2.2.3 plaats deksel -> 2.2.2.4 plaats op palet

2.2.2.2 vul met saus
cyclus < 1 minuut
2.2.2.2.1 Controleer saushoeveelheid -> 2.2.2.2.2 vul evt. bij -> 2.2.2.2.3 trek aan hendel totdat emmer vol is

Nu zit dit ook vol met foutjes. Maar probeer duidelijk te krijgen wat er verwacht wordt. En waar ze de gegevens voor willen gebruiken. Moet het in een bedrijfshandboek of gaat het gebruikt worden om mensen in te werken? Meeste modellen komen ruwweg wel op bovenstaande neer. Alleen vanuit verschillende standpunten.

De vragen die je aan de proceseigenaren kunt stellen zijn niet al te pittig. Maak de tekening van het proces in diagram vorm en probeer zoveel mogelijk ook de uitzonderingen op te vangen. Wat als er een verkeerde saus er in zit bijvoorbeeld.

Kortom, probeer hier achter te komen.
- doel, waar gaat het voor gebruikt worden
- doelgroep, wie gaan het gebruiken
- diepgang (quickscan totaal / 1 proces compleet uitkauwen)
- Gewenste methodiek.
- Wie weet wat

moet je schematische tekening maken en op welk aggregatieniveau ?

quote:

Op maandag 7 september 2009 19:28 schreef RRGJL het volgende:
Heb je het dan niet over ERD en DFD ?

http://nl.wikipedia.org/wiki/Entity-relationshipmodel

http://nl.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram

pssst http://nl.wikipedia.org/wiki/Unified_Modeling_Language

quote:

Op maandag 7 september 2009 19:34 schreef RRGJL het volgende:

[..]

Ook dat ja, al wordt dat voor zo ver ik weet meer gebruikt in de IT wereld. Wij gaan het gebruiken om een globaal idee op te stellen voor software die geprogrammeerd moet worden voor een klant.

UML is heel erg breed en kan eigenlijk op alle soorten modellen worden toegepast. Voor bedrijfsprocessen kun je bijvoorbeeld een activiteitendiagram gebruiken, maar voor het ontwerpen van software moet je al gauw denken aan Use Cases en klassendiagrammen

In de IT wordt het overigens ook nog veel te weinig gebruikt, men houdt toch vast aan dat wat ze twintig jaar geleden geleerd hebben

quote:

Op maandag 14 september 2009 13:01 schreef JuiceJuice het volgende:
Hmz Nu moeten we kijken hoe acht processen geautomatiseerd te worden. Heb echter geen idee hoe

als je weet wat er nu staat kun je kijken naar applicaties die bepaalde onderdelen binnen dat proces vervangen. als je kijkt naar bijvoorbeeld een factureringsproces dan zijn er tal van mogelijkheden om die gehele stroom zijn zijn geheel te automatiseren. succes

euh.. zo moeilijk is die vraag niet.

Doe je eigen huiswerk man

quote:

Op maandag 21 september 2009 14:28 schreef JuiceJuice het volgende:
Wat is een mooi IT-middel om de interne communicatie ( wordt gesteld dat de processen van andere werknemers niet inzichtelijk is ) te verbeteren?

een telefoon

quote:

Op dinsdag 1 september 2009 16:16 schreef JuiceJuice het volgende:

[..]

Nee, ik vraag niet naar bronnen voor mijn onderzoek, maar naar bronnen over bepaalde methodieken.

jij lijkt mij best een aardige teringlijer..

volgens mij is dit voor een OLO-opleiding

SPOILER

Om spoilers te kunnen lezen moet je zijn ingelogd. Je moet je daarvoor eerst gratis Registreren. Ook kun je spoilers niet lezen als je een ban hebt.

quote:

Op maandag 21 september 2009 14:28 schreef JuiceJuice het volgende:
Wat is een mooi IT-middel om de interne communicatie ( wordt gesteld dat de processen van andere werknemers niet inzichtelijk is ) te verbeteren?

hebben ze niet gewoon een (kwaliteits)handboek?

quote:

Op dinsdag 1 september 2009 16:02 schreef Misan het volgende:

[..]

Deels heb je gelijk. Je noteert zelf alles tijdens het interview en tegen het einde van jouw vragen schets je een proces en dat leg je aan de geïnterviewde voor (of dat doe je achteraf even over de mail) en vraag je of het akkoord is of niet en laat 'm anders wijzigingen voorstellen.

Verder is een geregeld gebruikte methode om bedrijfsprocessen in kaart te brengen Pronto:
http://pronto.sogeti.nl/Home/index.jsp
http://www.sogeti.nl/Home(...)procesmanagement.jsp
http://www.sogeti.nl/imag(...)-2007_tcm6-40327.pdf

Dit dus. Pronto ken ik dan niet, ik gebruik meestal BPMN.

Edit: na Misan's links gezien te hebben, denk ik dat je daar het beste naar kunt kijken!

quote:

Op maandag 7 september 2009 13:38 schreef JuiceJuice het volgende:
Iemand nog tips met betrekking tot het vragen naar de huidige situatie?

Ik heb nu het volgende:

• Wat is de afdeling (afdelingsnaam) en welke activiteiten heeft zij? ( Alle activiteiten opschrijven inclusief omschrijving )
• Welke middelen heeft zij nodig om deze activiteiten te voltooien? ( De benodigde informatie inclusief de bronnen + eventuele systemen!)
• Wat is het resultaat van deze activiteiten?
• Welke afdelingen/klanten gebruiken het resultaat? ( De bestemming van het resultaat, wat gebeurd er met het resultaat?)
• Wat zijn de overdrachtsmomenten van kennis en informatie met betrekking tot de activiteiten?
• + Signaleren van knelpunten + de suggesties voor verbetering vanuit deze afdeling.

Nee, zo kom je nergens. Als je het goed wilt doen, moet je met bijna alle medewerkers gaan praten en ze vragen wat ze doen, waarom ze dat doen, hoe ze dat doen, hoe lang ze erover doen, wat voor hulpmiddelen ze gebruiken bij hun werk en waarom, enzovoorts.

Zo kom je achter een heleboel processen die je eerst niet zag. Al die processen modelleer je, en je vraagt steeds aan de medewerkers of zij het ook zo zien.

Succes.

quote:

Op maandag 21 september 2009 21:22 schreef Booomer het volgende:

[..]

Nee, zo kom je nergens. Als je het goed wilt doen, moet je met bijna alle medewerkers gaan praten en ze vragen wat ze doen, waarom ze dat doen, hoe ze dat doen, hoe lang ze erover doen, wat voor hulpmiddelen ze gebruiken bij hun werk en waarom, enzovoorts.

Zo kom je achter een heleboel processen die je eerst niet zag. Al die processen modelleer je, en je vraagt steeds aan de medewerkers of zij het ook zo zien.

Succes.

en pas dáárna kun je gaan 'verbeteren', je moet eerst een correct model van de huidige staat hebben.